• ارائه راهکارهای مناسب در زمینه مدیریت اسناد

    ارائه راهکارهای مناسب در زمینه مدیریت اسناد

  • ارائه خدمات مشاوره در حوزه مدیریت اسناد

    ارائه خدمات مشاوره در حوزه مدیریت اسناد

  • مدیریت دانش

    مدیریت دانش

یکی از اجزای مهم در هر سازمان ، اسناد و مدارک موجود در آن است . صرف نظر از بایگانی آن ، اسناد راکد باشد یا جاری . اسناد مالی یا اسناد پرسنلی و اینکه اسناد به صورت کاغذی آرشیو شده باشد یا الکترونیک . آنچه بیش از هر چیز اهمیت دارد نحوه دسترسی به اسنادی است که اکنون آرشیو شده اند .

عبارت بایگانی اسناد در گذشته بیشتر مورد استفاده بود . امروزه آرشیو مدارک یا آرشیو دیجیتال کاربرد بیشتری یافته است . ضمن آنکه مبحث مدیریت اسناد به عنوان یک مفهوم مهم در سطح سازمانها نقش ویژه ای دارد .

مدیریت اسناد ناظر است بر مجموعه فرآیندها و کنشهایی که نتایج ذیل را با خود به همراه دارد :

• آرشیو یا بایگانی نمودن مدارک مورد استفاده سازمان
• کنترل ورژن و نسخ اسناد و مدیریت آن
• مدیریت نحوه دسترسی به مدارک و سطح دسترسی به اطلاعات و اسناد
• فرآیند گردش مدارک

در حوزه مدیریت اسناد کلیه سازمانها را میتوان به سه گروه تقسیم نمود :

1. گروه اول سازمانهایی که هیچ اقدامی جهت ایجاد سیستم مدیریت اسناد انجام نداده اند و در پی تدوین طرح مشخصی برای فعالیتهایی همچون ساماندهی اسناد ، آرشیو الکترونیک و نظام مدیریت اسناد هستند . یا آنکه تنها طرحی اولیه در این حوزه تهیه نموده اند.

2. گروه دوم مربوط می شود به سازمانهایی که به تازگی فعالیتهایی را جهت ساماندهی اسناد آغاز کرده و طبیعتاً با یک طرح مشخص ضمن برآورد هزینه و زمان لازم ، در حال ساماندهی اسناد و مدارک خود هستند .

3. گروه سوم شرکتهایی هستند که کلیه اسناد و مدارک خود را در قالب یک آرشیو الکترونیک پیاده سازی نموده و در حال به روزرسانی نسخ الکترونیک از اسناد هستند .

هر یک از سازمانهای فوق در نقطه ای از مسیری هستند که در نهایت می بایست به نتایج ذیل منتهی شود :

  • زمينه‌سازي براي توسعه‌ي مديريت دانش :
       یکی از مهم‌ترین پایه‌های مدیریت دانش، سازمان‌دهي، كنترل و بهبود توليد، توزيع، حفظ و نگه‌داري و تعيين تكليف اسناد در سيستم‌هاي مديريت اسناد سازمان است. اجراي پروژه‌هاي ايجاد سيستم مديريت دانش در سازمان در ارتباط مستقيم با بهره‌برداري از اسناد است و اين فعاليت زيرساخت مناسبي را براي توسعه مديريت دانش فراهم مي‌آورد.
  • تقويت پدافند غيرعامل و آمادگي براي مديريت جامع بحران :
       در حوزه پدافند غيرعامل، بايد توجه كرد كه نه تنها بسياري اسناد اهميت حياتي يا حساس براي كشور دارد و طبق تعريف پدافند غيرعامل نجات اين اسناد يك هدف اصلي است، بلكه در چارچوب فعاليت‌هاي پدافند غيرعامل و مديريت جامع بحران،‌ آمادگي براي بازسازي سريع كه خود مستلزم دسترسي مناسب به اسناد است، يكي از سرفصل‌هاي مهم به‌شمار مي‌رود.
  • سهولت در عمليات و فرآيندهاي سازماني و كاهش هزينه‌ها :
       اثر كاربري مناسب اسناد در عمليات اداري و بهره‌برداري نيز بسيار بالاست. كاهش هزينه‌هاي ناشي از اتفاقات و افزايش سرعت عمل نيروي انساني و ايجاد زبان مشترك مي‌تواند ضمن تسهيل فعاليت‌ها، موجبات كاهش جدي قيمت تمام شده را نيز فراهم آورد.
 

شرکت دانش هم آرا طی یک دهه فعالیت خود در زمینه مدیریت اسناد سعی نموده است با تمرکز بر این حوزه ، تخصصی ترین خدمات و محصولات را برای مشتریان خود فراهم نماید . خدمات متنوع دانش هم آرا در بخش اسناد و مدارک شامل موارد ذیل می شود :


  1- تولید و ارائه راه حل های مدیریت اسناد در سازمانها
       اسکن اسناد و مدارک و ایجاد آرشیو دیجیتال
       طراحی و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک با تکنولوژی های پیشرفته
       ارائه ابزارهای تخصصی در زمینه مدیریت اسناد
طیف وسیع آرشیو اسناد می تواند شامل هر یک از شاخه های زیر باشد :
      آرشیو اسناد مالی
      آرشیو اسناد اداری
      آرشیو اسناد پرسنلی
      آرشیو اسناد روابط عمومی
      آرشیو اسناد حقوقی
      آرشیو اسناد فنی
      آرشیو اسناد آموزشی
      آرشیو اسناد تاریخی
      آرشیو اسناد علمی
در تمامی موارد فوق نرم افزارها و ابزارهای وجود دارند که ممکن است بخشی از نیازهای یک سازمان را مرتفع نماید .
مع الوصف دسترسی مطلوب و مطمئن به مدارک و اسناد در شاخه های مختلف اشاره شده جز با سیستم جامع مدیریت اسناد میسر نخواهد شد .

برخی از مشتریان ما