• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

آرشیو و اسناد چیست؟

آرشیو و اسناد چیست؟

آرشیو چیست؟

آرشیو اسناد توسط سازمان های خصوصی، سازمان های دولتی، خانواده ها و افراد برای کسب وکار و یا فعالیت های شخصی شان در همه زمان‌ها انجام میشود. آرشیو بخشی از اسناد که استفاده روزمره‌گی ندارند به دلیل ارزش تاریخی آنها می باشد.

مردم  در هر سنی که باشند، به نوشتن نامه، نگه داشتن خاطرات و مجلات، گرفتن عکس، حفظ دریافتی ها و پرداختی های پولشان، انتقال حقوق مربوط به اموال و ... می پردازند و این نوع اسناد می تواند یک آرشیو را تشکیل بدهند .آنها معمولاً به این دلیل حفظ شده اند که مردم قطعاً برای دریافت یک گزارش قدیمی از مدرسه و یا اطلاع از هزینه های خود را در ماه گذشته به این اسناد ذخیره شده مراجعه می کنند.

 بسیاری از آرشیوها به یک سازمان آرشیو برای نگهداری بلند مدت منتقل شده است. یک منبع منحصر به فرد و غیر قابل تعویض از اطلاعات در مورد گذشته در اصل ( حافظه سازمان ) است. بدون آرشیو هیچ حس واقعی از تاریخ وجود ندارد.

آرشیو اسناد چیزی است که ما ( شواهد اولیه) می نامیم. اطلاعات خامی که مورد استفاده انواع محققان برای جستجو در مورد گذشته است. 

چه کسانی به ایجاد آرشیو می پردازند؟

آرشیو توسط بسیاری از گروه های مختلف ایجاد شده است، برای مثال :

•اشخاص حقیقی

•کسب و کار و صنعت

•مدارس

•سازمان های خیریه

•ادارات دولتی

•شوراها

•و ...

آرشیو از چه مواردی تشکیل شده است؟

اکثر اسناد در هر دو کاغذ و یا کاغذ پوست (که از پوست حیوانات ساخته شده است) نوشته شده است. با این حال ممکن است در قالب الکترونیکی نیز باشد.

به عنوان مثال، ایمیل و اسناد بر روی کامپیوتر شما نیز آرشیو اسنادی است که امروزه جایگزین اسناد کاغذی می باشد.

انواع آرشیو:

آرشیو می تواند در فرمت های مختلف مورد استفاده قرار بگیرد:

  فایل ها

( یک پوشه حاوی تعداد زیادی از صفحات که یا به صورت دستی نوشته شده و یا تایپ شده است)

   کتاب ها

 (گاهی اوقات با اتصالات تزئینی و حروف طلا نگاشته شده اند )

  اسناد و مدارک فردی

(مانند نامه ها)

  نوار

  میکروفیلم

  ایمیل

 فیلم سینمایی

  سی دی

 عکس

  نقشه ها

  طرح ها

 اسناد الکترونیکی

چه تفاوتی بین آرشیو و اسناد است؟

آرشیو گاهی اوقات به عنوان پرونده "نامیده" می شود اما اسناد با دقت بیشتری مورد استفاده قرار میگیرد .اسناد در حال حاضر نیز مورد استفاده قرار می گیرد. اسناد معمولا برای حفظ دائم انتخاب شده و به یک سازمان آرشیو منتقل می شود.

چرا آرشیوها را حفظ میکنیم؟

برای یادگیری در مورد گذشته، برای نوشتن یک کتاب تاریخ، پیدا کردن اتفاقی که در گذشته اتفاق افتاده و یا در مورد یک شخصیت در تاریخ که ناچار به مراجعه به آرشیو هستید تا بدین روش به تجزیه و تحلیل شواهد و تصمیم گیری در مورد شواهد بپردازید. از آنجا که مورخان همیشه نمی توانند از شاهدانی که در آن زمان زندگی می کردند سوال نمایند، آرشیو غالباٌ تنها منبع از شواهد است که می تواند مورد استفاده قرار گیرد و به ما در مورد گذشته اطلاع دهد.

بدون دانستن از جامعه ما، کشور ما و خودمان به عنوان فرد تشکیل دهنده اجتماع ما احساس هویت کمتری میکنیم.

مرجع خبر :
تاریخ درج: 6 بهمن 1394