• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

بازگشت سرمایه در مدیریت اسناد

بازگشت سرمایه در مدیریت اسناد

بررسی اجمالی تاثیر فعالیتهای ساماندهی الکترونیک اسناد بر کاهش هزینه های سازمان

در وضعیت کنونی کشور مسئله کاهش هزینه برای سازمانها یک چالش جدی است . و این چالش وقتی خودنمایی می کند که یک سازمان برای بهره وری خود و کاهش هزینه ها نیازمند صرف هزینه باشد .

در این مقاله  با رویکردی سازمانی و بومی و در حوزه ساماندهی و مدیریت اسناد به مسئله کاهش هزینه و تقابل آن با پرداخت هزینه های حوزه آرشیو اسناد پرداخت شده است .

اساسا واقعیت مشهود در سازمانهای کشور حاکی از آن است که بحث آرشیو اسناد یک اولویت مقطعی است . به این معنا که هر گاه مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف خود و در مقطع زمانی خاص با مشکلی مواجه شوند که رفع آن نیازمند دسترسی به اسناد باشد ، ایجاد آرشیو الکترونیک اسناد به عنوان یک اولویت اصلی در دستور کار سازمانها قرار خواهد گرفت .

با گذر از این دوره ، آرشیو دیجیتال اسناد از اولویت خارج شده و مجددا برای دستیابی به مدارک می بایست به انبوه قفسه ها در بخشهای مختلف یک سازمان مراجعه کنیم .

صرف نظر از  هزینه هایی که یک سازمان در اثر فقدان سیستم مناسب مدیریت اسناد ممکن است متحمل شود در این فرصت قصد داریم صرفا به مبحث ROI یا بازگشت سرمایه بپردازیم . و اینکه مدیریت اسناد و ایجاد آرشیو دیجیتال از اسناد و مدارک چطور ضمن بازگشت سرمایه پرداخت شده می تواند برای سازمان در بلندمدت سود آور باشد .

طی مطالعاتی که موسسه Gartner صورت داده است  ، از جمله فعالیتهای این شرکت فعالیتهای پژوهشی و تحقیقاتی است و در 85 کشور جهان دارای نمایندگی است و سهام آن در بازار بورس نیویورک معامله می شود .

طی مطالعاتی که این موسسه به عمل آورده است با ایجاد نسخ الکترونیکی از اسناد کاغذی ، کاهش هزینه (Cost Reduction) یکی از صدها نتایج مثبت برای یک سازمان خواهد بود .

از آنجا که بررسی های صورت گرفته بر مبنای هزینه و درآمدهای ایالات متحده آمریکا صورت گرفته است در این بخش سعی شده است میزان صرفه جویی با موقعیت کنونی سازمانهای متوسط ایران مطابقت داده شود : 

1- هزینه نگهداری :

هزینه نگهداری سالانه هر قفسه یا فایل (صرف نظر از قیمت خرید آن ) در حدود 16,800,000ریال می باشد .

 

50 متر فضای اداری در شهر تهران ماهانه 60،000،000 ریال است :

بنابر این اجاره هر متر در هر سال 50 ÷60،000،000 = 1،200،000 ریال

یک متر فضای مفید برای هر قفسه حداقل متراژی خواهد بود که به خود اختصاص می دهد

در طول سال ( 12 ماه ) هزینه اجاره فضای اشغال شده هر قفسه برابر خواهد بود با :

 12* 1،200،000 = 14،400،000ریال

اگر هزینه زونکن و سایر ملزومات ، نظافت ، نور و تهویه را برای هر متر مربع 200،000 ریال در نظر بگیریم .

در طول سال (12 ماه ) این هزینه به 2،400،000 خواهد رسید . 12*200،000

شرح هزینه

مبلغ (ریال)

واحد

تعداد

مبلغ کل (ریال)

ارزش اجاره هر متر مربع فضای اداری

1,200,000

در هر ماه

12

14،400،000

هزینه ملزومات ، نظافت و نگهداری هر متر مربع

200،000

در هر ماه

12

2,400,000

جمع کل

16,800,000

2-هزینه نیروی انسانی

طی بررسی های انجام شده موسسه گارتنر هر کارمند به طور متوسط 150 ساعت در هر سال را صرف یافتن سندهای مورد نیاز خود می کند اگر این آمار در ایران نیز صدق کند با در نظر گرفتن حداقل حقوق یک کارمند اداری سازمان (با درآمد سالانه 180،000،000 ریال ) هزینه سالانه ساعاتی که صرف یافتن اسناد می شود  13،050،000 ریال خواهد بود.

 

87،000   ریال  =  (  8 ساعت×260روزکاری) ÷ 180،000،000

 

87,000×150=13,050,000

                         

 

شرح هزینه

واحد

مبلغ (ریال) هر ساعت حقوق

تعداد 

جمع کل (ریال)

زمان صرف شده برای یافتن اسناد درسال

ساعت

87،000

150

13،050،000

در واقع هر کارمند یک ماه از سال را بدون بازدهی طی خواهد کرد .

 

با تعداد 50 کارمند به طور متوسط و 20 قفسه در تمام سازمان به هزینه ذیل می رسیم :

ردیف

شرح هزینه

تعداد

هزینه محاسبه شده برای هر مورد

هزینه کل (ریال)

1

نیروی انسانی مرتبط با اسناد

20 نفر

130،050،000

261،000،000

2

نگهداری اسناد در فضای اداری

20 قفسه

16،800،000

336،000،000

جمع کل

597،000،000

در این ارقام هزینه های ذیل محاسبه نشده است :

 

1- هزینه بایگانی هر سند کاغذی : هر سند کاغذی برای بایگانی به طور میانگین 6 دقیقه زمان به خود اختصاص می دهد . و در هر روز کاری در یک سازمان متوسط حداقل 200 سند جدید بایگانی می شوند .

6×200=1200 دقیقه در هر روز کاری

1200 دقیقه برابر است با 20 ساعت در هر روز

اگر هر نفر ساعت در بخش اداری 8700 تومان محاسبه شود : 20×8700=174000 تومان

و چنانچه رقم فوق در 260 روزکاری هر سال ضرب شود به مبلغ 45,240,000 تومان خواهیم رسید .

می بینیم که علاوه بر هزینه اشاره شده برای دستیابی به اسناد در حدود 45 میلیون تومان نیز برای بایگانی یک سازمان در هر سال صرف خواهد شد .

2- هزینه خرید تجهیزات و ملزومات مصرفی بایگانی

3- هزینه خرید کاغذ

4- تاثیرات زیست محیطی جلوگیری از تکثیر بی رویه مدارک کاغذی : برای تولید هر تن خمیر کاغذ سه تن چوب جنگلی مورد استفاده قرار می گیرد و بدیهی است با استفاده از آرشیوهای الکترونیک و عدم تکثیر بی رویه اسناد روزانه چندین هزار اصله درخت باقی خواهند ماند .

5- هزینه های قابل توجه مفقود شدن اسناد یا آسیب های احتمالی از دیگر مواردی است که در این بخش به آن اشاره نشده است

 

در مجموع با توجه به هزینه های نگهداری و بایگانی می توان گفت به طور متوسط در هر سازمان با 50 نفر پرسنل و بایگانی شامل 20 قفسه ، (بدون در نظر گرفتن هزینه خرید قفسه ها و حتی کاغذ ) هزینه سالانه بالغ بر 100،000،000 تومان در سال خواهد بود . و چنانچه این عدد در سالهای فعالیت سازمان شود اعداد حاصله بسیار قابل تامل خواهد بود .

به عنوان مثال یک سازمان در یک دوره 10 ساله در حدود یک میلیارد تومان به خاطر نداشتن سیستم مدیریت اسناد هزینه کرده است در حالیکه این هزینه کماکان ادامه یافته و افزایش نیز خواهد داشت .

 علاوه بر تحلیل فوق تحلیل های بسیار وجود دارد که ضرورت ساماندهی اسناد را بیش از پیش نشان می دهد در این مقاله اما تمرکز بر بازگشت سرمایه صرف شده در خصوص مدیریت اسناد است .

و این مهم که چنانچه سازمانی در تکاپوی کاهش هزینه های خود باشد نیز نمی تواند نسبت ضرورت سازماندهی اسناد و ایجاد آرشیو دیجیتال بی تفاوت باشد 

تاریخ درج: 12 دی 1395