• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

سیستم آرشیو الکترونیک اسناد

سیستم آرشیو الکترونیک اسناد

تکنولوژی های مرتبط با سیستم آرشیو الکترونیک اسناد

یک سیستم آرشیو الکترونیک اسناد براي ذخيره و قابل استفاده كردن دانش آشكار در سازمان‌ها ايجاد شده است از این رو مي‌تواند گام اوليه‌اي براي مديريت دانش در سازمان‌ها باشد . سیستم آرشیو الکترونیک اسناد مركب از تكنولوژي‌هاي گوناگوني هستند كه تركيبات گوناگون اين تكنولوژي‌ها مي‌تواند براي ايجاد يك سيستم مديريت اطلاعات يكپارچه شوند.  مي‌توان با تركيب نرم‌افزارهاي متنوع برنامه‌هاي كاربردي با هم و با فراهم آوردن يك رابط مشترك براي آنها  از طريق desktop ، راه حلي عالي را براي مديريت اسناد سازمان‌ها و به عبارتی آرشیو الکترونیک اسناد فراهم آورد. 

در این نوشتار به تکنولوژی های مرتبط با سیستمهای آرشیو الکترونیک اسناد خواهیم پرداخت : 

تكنولوژي‌هاي مرتبط با  EDMS ( سیستم آرشیو الکترونیک اسناد )

  • خدمات  پايگاه داده‌ : (Database Services) 
  • Storage Device Drivers
  • ECM Application Services
  • تكنولوژي‌هاي هسته در EDMS

1. تصويربرداري از اسناد  Document Imaging  (اسکن اسناد)          

2. تكنولوژي هاي خدمات سند/ كتابخانه Document/Library services technologies

3. گردش كار Workflow

4. مديريت ركوردها record management 

  • تكنولوژي مديريت گزارشات خبره ERM technologies
  • پردازش فرم‌ها Forms Processing
  • Optical, Mark and Intelligent Character Recognition (OCR/ICR)

براي راه‌اندازي يك سیستم آرشیو الکترونیک اسناد  (مدیریت اسناد )EDMS  حداقل بايد از يكي از چهار تكنولوژي‌ هسته شامل: تصویر برداری از اسناد (اسکن مدارک )،  خدمات سند/ كتابخانه، گردش كار و مديريت ركوردها استفاده‌كرد. انتخاب تكنولوژي حمايت شده توسط EDMS   با توجه به نيازهاي سازماني كه كاربر نهايي سيستم است، تعيين مي شود.  

تکنولوژی اسکن اسناد

1. تكنولوژي هاي تصويربرداري: اسکن اسناد  (Document Imaging ) 

تكنولوژي هاي تصويربرداري كاربران را قادر مي‌سازند تا اسناد چاپي را اسكن و وارد سیستم آرشیو الکترونیک اسناد كرده و در فرمت ديجيتالي ذخيره كنند. اين تكنولوژي‌ها كاربران را قادر مي‌سازند تا متاديتا را نمايه و به سيستم وارد كنند. چهار مولفه اصلي سيستم‌هاي تصويربرداري اسناد عبارتند از: 

1.1  ورود اطلاعات (input)

ورود اطلاعات از طريق اسكنر صورت مي‌گيرد. ايستگاه‌هاي اسكن براي تبديل نسخه چاپي به فرمت ديجيتالي به منظور ذخيره و مديريت بعدي در سیستم آرشیو الکترونیک اسناد، مورد استفاده قرار مي‌گيرند. 

قابليت‌هاي مورد نياز تكنولوژي اسكن اسناد

  • توانايي براي پردازش دسته اي (bache) و منفرد اسكن و نمايه اسناد
  • توانايي براي پشتيباني از اسكن مجدد اسناد (re-scanning)
  • توانايي براي پشتيباني از اسكن ساده و دوطرفه اسناد
  • توانايي براي ست‌كردن صفحه اي كه هنگام اسكن اسناد به صورت دسته اي يا در اسكن  اسناد طولاني جدا مي شود.
  • استاندارد وضوح(Resolution) 

استاندارد آرشيو جورجيا در مورد وضوح :

 قابليت اسكنر براي اسكن در  وضوحي مطابق با  كيفيت مورد نياز تصاوير در سیستم آرشیو الکترونیک اسناد. براي اسناد متني حداقل 200dpi   و براي طرح هاي مهندسي نقشه ها و ديگر اسناد حداقل 300 dpi  

استاندارد آرشيو ملي كبك كانادا در مورد استانداردهاي وضوح :

  • براي اسناد اداري متني، حداقل وضوح 300 dpi  است كه وضوح بالايي را براي خواندن و دستكاري در صورت لزوم فراهم مي‌آورد و فرمت هاي مختلف اسناد را پوشش مي‌دهد.
  • باركدها و داده ها در چك باكس:300 dpi
  • (Optical character recognition) OCR  300dpi  
  • چارت‌هاي جغرافيايي، نقشه ها ، طراحي ها و اسناد خاص: 300 – 400 dpi   يا بيشتر، بسته به تست هايي كه انجام مي‌شود.

1.1.1. كنترل كيفيت براي اسكن و نمايه‌سازي اسناد 

براي تعريف كنترل كيفيت اسكن و نمايه سازي، كاربر بايد بتواند:

  • بررسي و تاييد اعتبار فرايند اسكن و نمايه سازي
  • امكان اسكن مجدد تصاوير با كيفيت پايين
  • وارسي قابليت خوانايي هر صفحه از سند
  • وارسي نمايه سازي درست هر سند
  • وارسي درستي شمارش صفحات براي هر سند
  • وارسي سطح امنيت مناسب براي هرسند

آزمودن كنترل كيفيت اسكن اسناد (Quality Control Testing)، توصيه شده توسط دپارتمان حمل و نقل فلوريدا

هر روز در آغاز اسكن ، ابتدا بايد از اولين سندي كه وارد سیستم آرشیو الکترونیک اسناد شده ، پرينت گرفته شود در صورتي كه نسخه پرينت گرفته شده خوانا است سپس اسكن مي ‌تواند ادامه پيدا كند. همچنين بايد كيفيت نسخه الكترونيكي مشاهده شده روي مانيتور با نسخ اصلي و پرينت اسناد مقايسه شود. در صورت وجود مشكل در پرينتر و يا اسكنر مشكل برطرف شود. از نسخه آزمايشي چاپ شده براي مقايسه با تصويرآزمايشي روي صفحه استفاده مي شود. تصوير روي مانيتور با نسبت يك به يك ،براي اجتناب از كاهش وضوح، مشاهده مي‌شوند.  

گاهي جدا از آزمون روزانه اسكن، نياز به آزمودن آن در طول روز وجود دارد. اين در صورتي است كه : تعميرات روي تجهيزات اسكن انجام  شده باشد، تنظيمات اسكنر تغيير كرده باشد يا تغيير در نسب سخت افزار يا نرم‌افزار اسكنر انجام شده باشد. آزمودن کنترل کیفیت اسناد برای یک سیستم آرشیو الکترونیک اسناد امری ضروری است.

مرجع خبر :
تاریخ درج: 11 آذر 1394