تکنولوژی های مرتبط با سیستم آرشیو الکترونیک اسناد
یک سیستم آرشیو الکترونیک اسناد برای ذخیره و قابل استفاده کردن دانش آشکار در سازمانها ایجاد شده است از این رو میتواند گام اولیهای برای مدیریت دانش در سازمانها باشد . سیستم آرشیو الکترونیک اسناد مرکب از تکنولوژیهای گوناگونی هستند که ترکیبات گوناگون این تکنولوژیها میتواند برای ایجاد یک سیستم مدیریت اطلاعات یکپارچه شوند. میتوان با ترکیب نرمافزارهای متنوع برنامههای کاربردی با هم و با فراهم آوردن یک رابط مشترک برای آنها از طریق desktop ، راه حلی عالی را برای مدیریت اسناد سازمانها و به عبارتی آرشیو الکترونیک اسناد فراهم آورد.
در این نوشتار به تکنولوژی های مرتبط با سیستمهای آرشیو الکترونیک اسناد خواهیم پرداخت :
تکنولوژیهای مرتبط با EDMS ( سیستم آرشیو الکترونیک اسناد )
- خدمات پایگاه داده : (Database Services)
- Storage Device Drivers
- ECM Application Services
- تکنولوژیهای هسته در EDMS
۱٫ تصویربرداری از اسناد Document Imaging (اسکن اسناد)
۲٫ تکنولوژی های خدمات سند/ کتابخانه Document/Library services technologies
۳٫ گردش کار Workflow
۴٫ مدیریت رکوردها record management
- تکنولوژی مدیریت گزارشات خبره ERM technologies
- پردازش فرمها Forms Processing
- Optical, Mark and Intelligent Character Recognition (OCR/ICR)
برای راهاندازی یک سیستم آرشیو الکترونیک اسناد (مدیریت اسناد )EDMS حداقل باید از یکی از چهار تکنولوژی هسته شامل: تصویر برداری از اسناد (اسکن مدارک )، خدمات سند/ کتابخانه، گردش کار و مدیریت رکوردها استفادهکرد. انتخاب تکنولوژی حمایت شده توسط EDMS با توجه به نیازهای سازمانی که کاربر نهایی سیستم است، تعیین می شود.
تکنولوژی اسکن اسناد
۱٫ تکنولوژی های تصویربرداری: اسکن اسناد (Document Imaging )
تکنولوژی های تصویربرداری کاربران را قادر میسازند تا اسناد چاپی را اسکن و وارد سیستم آرشیو الکترونیک اسناد کرده و در فرمت دیجیتالی ذخیره کنند. این تکنولوژیها کاربران را قادر میسازند تا متادیتا را نمایه و به سیستم وارد کنند. چهار مولفه اصلی سیستمهای تصویربرداری اسناد عبارتند از:
۱٫۱ ورود اطلاعات (input)
ورود اطلاعات از طریق اسکنر صورت میگیرد. ایستگاههای اسکن برای تبدیل نسخه چاپی به فرمت دیجیتالی به منظور ذخیره و مدیریت بعدی در سیستم آرشیو الکترونیک اسناد، مورد استفاده قرار میگیرند.
قابلیتهای مورد نیاز تکنولوژی اسکن اسناد
- توانایی برای پردازش دسته ای (bache) و منفرد اسکن و نمایه اسناد
- توانایی برای پشتیبانی از اسکن مجدد اسناد (re-scanning)
- توانایی برای پشتیبانی از اسکن ساده و دوطرفه اسناد
- توانایی برای ستکردن صفحه ای که هنگام اسکن اسناد به صورت دسته ای یا در اسکن اسناد طولانی جدا می شود.
- استاندارد وضوح(Resolution)
استاندارد آرشیو جورجیا در مورد وضوح :
قابلیت اسکنر برای اسکن در وضوحی مطابق با کیفیت مورد نیاز تصاویر درسیستم آرشیو الکترونیک اسناد. برای اسناد متنی حداقل ۲۰۰dpi و برای طرح های مهندسی نقشه ها و دیگر اسناد حداقل ۳۰۰ dpi
استاندارد آرشیو ملی کبک کانادا در مورد استانداردهای وضوح :
- برای اسناد اداری متنی، حداقل وضوح ۳۰۰ dpi است که وضوح بالایی را برای خواندن و دستکاری در صورت لزوم فراهم میآورد و فرمت های مختلف اسناد را پوشش میدهد.
- بارکدها و داده ها در چک باکس:۳۰۰ dpi
- (Optical character recognition) OCR ۳۰۰dpi
- چارتهای جغرافیایی، نقشه ها ، طراحی ها و اسناد خاص: ۳۰۰ – ۴۰۰ dpi یا بیشتر، بسته به تست هایی که انجام میشود.
۱٫۱٫۱٫ کنترل کیفیت برای اسکن و نمایهسازی اسناد
برای تعریف کنترل کیفیت اسکن و نمایه سازی، کاربر باید بتواند:
- بررسی و تایید اعتبار فرایند اسکن و نمایه سازی
- امکان اسکن مجدد تصاویر با کیفیت پایین
- وارسی قابلیت خوانایی هر صفحه از سند
- وارسی نمایه سازی درست هر سند
- وارسی درستی شمارش صفحات برای هر سند
- وارسی سطح امنیت مناسب برای هرسند
آزمودن کنترل کیفیت اسکن اسناد (Quality Control Testing)، توصیه شده توسط دپارتمان حمل و نقل فلوریدا
هر روز در آغاز اسکن ، ابتدا باید از اولین سندی که وارد سیستم آرشیو الکترونیک اسناد شده ، پرینت گرفته شود در صورتی که نسخه پرینت گرفته شده خوانا است سپس اسکن می تواند ادامه پیدا کند. همچنین باید کیفیت نسخه الکترونیکی مشاهده شده روی مانیتور با نسخ اصلی و پرینت اسناد مقایسه شود. در صورت وجود مشکل در پرینتر و یا اسکنر مشکل برطرف شود. از نسخه آزمایشی چاپ شده برای مقایسه با تصویرآزمایشی روی صفحه استفاده می شود. تصویر روی مانیتور با نسبت یک به یک ،برای اجتناب از کاهش وضوح، مشاهده میشوند.
گاهی جدا از آزمون روزانه اسکن، نیاز به آزمودن آن در طول روز وجود دارد. این در صورتی است که : تعمیرات روی تجهیزات اسکن انجام شده باشد، تنظیمات اسکنر تغییر کرده باشد یا تغییر در نسب سخت افزار یا نرمافزار اسکنر انجام شده باشد. آزمودن کنترل کیفیت اسناد برای یک سیستم آرشیو الکترونیک اسناد امری ضروری است.