• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

مدیریت آرشیو در استرالیا

مدیریت آرشیو در استرالیا

تمامی افرادی که برای دولت استرالیا کار می کنند جهت مدیریت آرشیو پاسخگو می باشند. الارقم اینکه برخی از کارکنان به صورت ویژه مسئولیت آرشیو را دارند اما همه کارمندان مسئولیت مدیریت آرشیو خودشان را دارند. مدیریت آرشیو تضمین می کنند که سوابق سیستماتیک و کارآمد در دسترس باشد. سیستم مدیریت آرشیو باید دارای ویژگی های ذیل باشد:

1- قابلیت ایجاد شدن، ذخیره کردن و توضیح دادن داشته باشند

2- تا زمانی که به آنها نیاز است با امنیت بالا ذخیره شوند

3- آن دسته از آرشیو هایی که ارزش تجاری نگهداری ندارند قابل انتقال باشند

آرشیو چیست؟

تمامی اطلاعات ایجاد شده، ارسال شده، دریافت شده در طول دوره کاری اشخاص به صورت بالاقوه یک آرشیو می باشند. آرشیوها مدارکی از کسب و کار سازمان ها را در خود جای می دهند. این موضوع که چه بخش هایی شامل آرشیو می شوند بستگی به محتوی و ضمائم آن ها دارند.

آرشیوها می تواند کاغذی، دیجیتال و ... می باشد. برای مثال:

  • ایمیل
  • اطلاعات در سیستم های کسب و کار
  • فکس
  • نامه ها
  • اوراق بزرگ
  • پیام های متنی
  • پایگاه داده
  • صورت جلسات
  • نقشه ها و برنامه ها
  • عکس ها
  • نمونه ها (samples )
  • داده های پژوهشی
  • و ...

چرا مدیریت آرشیو مهم است؟

آرشیوها یک منبع مهم و منحصر به فرد از مدارک و اطلاعات و فعالیت هایشان درباره دولت، شرکت، سازمان و ... می باشد. مدیریت آرشیو کمک می نماید که کار برای شما و همکارنتان راحت تر انجام گردد.

اگر به طور منظم آرشیو ساخته شده و در جای مناسب نگهداری شود، آنگاه دسترسی به آنها آسان و به سرعت انجام خواهد شد. برخی از دلایل اهمیت مدیریت آرشیو عبارتند از:

  • محل مشخص ایمیل، اسناد و اطلاعات وقتی به آنها نیاز خواهد بود
  • تعیین جدیدترین ورژن های یک سند
  • استفاده مجدد از کارهای با ارزشی که توسط شما یا همکارانتان انجام شده است
  • حفاظت از شما، مشتریان، همشهریان و دولت
  • حمایت از ارزش های فرهنگی، اجتماعی و تاریخی، کمک به نسل آینده برای درک تاریخ و جامعه، فرهنگ و مردم استرالیا

چه آرشیوهایی نیاز به نگهداری دارند؟

لازم است آرشیوهایی جهت نگهداری از تصمیمات گرفته شده در کسب و کار شما موجود باشند. آرشیوها ثابت می نمایند که چه فعالیت هایی انجام گرفته است و چه اشخاصی تصمیم گیر بوده اند.

استقرار آرشیو درموارد ذیل مهم می باشد:

  • چه اتفاقاتی و در چه زمانی افتاده است و چه افرادی نقش موثر داشته اند.
  • چه تصمیمی و توسط چه شخصی گرفته شده یا توصیه شده است.
  • چه مشاوره یا دستورالعملی و در چه زمانی صادر شده است.

در این راستا سوالات زیر مشخص می نماید آیا شما نیاز به نگهداری آرشیو دارید:

  • آیا بنده از آرشیو استفاده می نمایم و یا سندی را نوشته یا ارسال می نمایم.
  • آیا بنده و یا هر کدام از همکاران نیاز به انجام کارهایی بر روی آرشیو داریم.
  • آیا اطلاعات بنده در آینده مورد نیاز است.

اگر پاسخ شما به هر یک از این سوالات مثبت است، شما باید آرشیو را ایجاد و آن را نگهداری نمائید.

در چه محلی باید آرشیو نگهداری شود؟

همواره آرشیوها باید در مکان های مورد تایید باید نگهداری شوند. سازمانممکن است محلی را برای آرشیو اسناد داشته باشد، این سیستم ها می تواند شامل موارد ذیل باشند:

1- سیستم مدیریت اسناد وآرشیو الکترونیک ( EDRNS )

2- سیستم طراحی شده و مخصوص کسب و کار شما

3- بخش هایی برای رجیستر نمودن فایل ها

پیشنهاد می گردد از سرپرست یا مدیر آرشیو سوال نمایید کجا شما باید اطلاعات را نگه دارید. اطلاعات مهم کسب و کارتان را از محل های شخصی مانند فولدرهای ایمیل یا بر روی کامپیوترتان نگه دارید. همچنین اطلاعات حساس یا مهم را بر روی فلش یا لپ تاپ یا سایر سخت افزارهای قابل حمل، نگهداری نمایید زیرا در این محل ها، آرشیو می تواند به راحتی سرقت شده و یا گم شوند.

چه آرشیوهایی می توانند امحاء شوند؟

تمامی آرشیو نیاز نیست برای مدت نامحدود نگهداری شود. نگهداری و یا امحاء آرشیو بر اساس قوانین دولتی است و در سازمان ها و شرکت ها، زمانی که در حال از بین بردن آرشیوهایی مانند ایمیل و ... هستید شما باید از شیوه نامه ها پیروی نمایید. 

اگر آرشیو شما در سیستم مدیریت آرشیو سازمانتان و یا سایر محل های تایید شده ذخیره شده باشند، شما دیگر نباید نگران نیاز به این آرشیو ها در آینده باشید.

مرجع خبر :
تاریخ درج: 15 بهمن 1394