• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

چگونه اسناد خود را سازماندهی نماییم؟

چگونه اسناد خود را سازماندهی نماییم؟

سازماندهی اسناد در بایگانی قابل دسترس و قابل استفاده، با یک ساختار برچسبی که بتواند در طول زمان با آرشیوتان رشد و سازگاری داشته باشد از اهمیت بالایی برخوردار است.

نوع و حجم اسناد از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است بنابراین از دادن برچسب های صحیح به فایل های سندتان مطمئن باشید و به طور مداوم چک کنید تا در موارد نیاز بتوانید به سهولت به سند مدنظرتان دسترسی بیابید و سازماندهی اسناد را انجام دهید.

شما ممکن است فایل های سند خود را به این صورت سازماندهی کنید :

  • شخص
  • زمانی(1960،1970،1980)
  • رویدادها ( تعطیلات ، تولد ، فارغ التحصیلی )
  • فعالیت (مدارس، شغل و سازمان ها)
  • برای جمع آوری کاغذ ( تمبر، کارت های بیس بال)
  • اسناد مالی (وام مسکن ، سرمایه گذاری و بازنشستگی اسناد، بیمه نامه ها، صورت حساب و یا اسناد مالی)
  • اسناد و مدارک شخصی (شناسنامه، سند ازدواج ، گذرنامه و / یا مدارک مهاجرت ، اطلاعات پزشکی ، وصیت نامه و سایر مدارک قانونی )
  • مکاتبات (به عنوان مثال نامه ها، کارت پستال ها، یادداشت ها )
  • مجلات و یا خاطرات
  • پوستر و آثار هنری
  • کتاب و مجلات
  • بریده اخبار و روزنامه ها
  • انواع کاغذ و مقوا نشانه
  • مقالات مذهبی 

بهترین راه قبل از تصمیم به آرشیو اسناد این است که ببینید اسناد در چه گروهی قرار میگیرند و سپس فایل مورد نظر را در لیست مربوطه قرار دهید و فایل های مرتبط با آن را در زیرگروه های فایل اصلی بگذارید. همانطور که می بینید ترتیب آرشیو ها از انعطاف پذیری  بالایی در نامگذاری برخوردارند.

تذکر مفید در سازماندهی اسناد : کلیدی برای ایجاد ساختار نامگذاری است که در "سطح بالا"  برای توصیف دسته قابل استفاده است که در طول زمان قابل انعطاف است. برای مثال، اگر شما برچسب یک فایل یا باکس را " اسناد مالی "  قرار دادید می توانید اسناد وام مسکن ، سرمایه گذاری و بازنشستگی اسناد، بیمه نامه ها و صورتحساب را در آن بخش از آرشیو خود قرار دهید و به جای داشتن برچسب جداگانه برای هر یک از این انواع از مقالات شما قادر به اضافه کردن و یا حذف اسناد در بخش اسناد مالی آرشیو خود در هر زمان و بدون نیاز به تغییر نام بخش هستید.

مرجع خبر :
تاریخ درج: 16 اسفند 1394