سامانه مدیریت اسناد Keydoc (کیداک) راهحلی نرمافزاری است که به شما کمک میکنند تا اسناد و مدارک خود را بایگانی، ذخیره و به صورت هوشمند مدیریت کنید.
این پلتفرم مدرن که توسط شرکت دانش همآرا طراحی شده با هدف ارائه خدمات سریع و امن به صورت کاملا انعطافپذیر و یکپارچه مهمترین اطلاعات شما را مدیریت و محافظت مینماید.
مزایای اصلی استفاده از سیستم مدیریت اسناد و مدارک در سازمان شما
- بهبود و افزایش بهرهوری کارمندان؛ بهطوری که اسناد و مدارک با چند کلیک در اختیار آنها قرار میگیرد.
- اسکن اسناد و آرشیو دیجیتالی مدارک که باعث صرفهجویی در فضای اداری و کاهش هزینهها میشود.
- جلوگیری از، از دست رفتن اسناد و مدارک حساس با یک مدیریت جامع و هوشمند.
- کنترل نسخههای مختلف یک سند (تاریخچه سند) و ایجاد فرآیندهای گوناگون کاری بر اساس نیاز سازمان.
- کنترل دسترسی به اسناد و مدارک با توجه به نقش کاربران.
ویژگیهای عمومی سامانه آرشیو اسناد Keydoc
جستجو یکی از مهمترین ویژگیهای سیستم مدیریت اسناد (DMS) میباشد. این ویژگی در نرم افزار مدیریت اسناد Keydoc با بهرهگیری از موتور جستجو Apache Lucene طراحی و پیادهسازی شده است.
به کمک این ویژگی میتوان حتی در زمانی که حجم اطلاعات روی سامانه افزایش مییابد، به آسانی و بدون کاهش سرعت در آرشیو اسناد و مدارک به جستجو پرداخت.
تشخیص خودکار متن داخل تصاویر (OCR) یک ابزار نرمافزاری است که برای تشخیص و بازیابی الفبا و متون داخل تصاویر طراحی شده است.
نرمافزار مدیریت و آرشیو اسناد Keydoc به راحتی و با کمک ابزار OCR امکان جستجوی کلمات و متون را در محتوای تصاویر فراهم میکند. این ابزار بر اساس اسناد، متون و فونتهای فارسی آموزش دیده تا عملکردی دقیق و با کیفیت بالا داشته باشد.
گردش کار (WorkFlow) زنجیرهای از کارهاست که باعث تکمیل یک فرآیند و یا وظیفه در سازمان میشود.
گردش کارها، بر اساس نیاز هر سازمان طراحی و برنامهریزی میشوند تا علاوه بر بهرهگیری از مشارکت تمام کارمندان، باعث افزایش سرعت تکمیل روندها و وظایف شوند.
با توجه به ماهیت سلسهمراتبی گردش کار در سازمانها، هر یک از این مراحل قابل رهگیری و بازنگری میباشد.
کنترل نسخه (Version control) سیستمی است برای کنترل و پیگیری تغییراتی که بر روی یک سند ایجاد شده است.
نرم افزار مدیریت اسناد Keydoc به کمک این ابزار، تاریخچه تغییراتی که روی اسناد و مدارک از زمان ورود به سامانه ایجاد شده است را به صورت کامل ذخیره میکند. این ویژگی به سازمانها کمک میکند تا نظارت کاملتری بر روی اسناد، مدارک و فعالیت کارمندان خود داشته باشند.
ویژگی بازیابی اسناد (Document Retrieval) این امکان را فراهم میکند که پس از اسکن یا بارگذاری مدارک در سامانه مدیریت اسناد Keydoc، آن سند به راحتی و بدون نیاز به نرمافزار یا افزونههای جانبی قابل دریافت و یا مشاهده باشد.
بایگانی اسناد (Document Archiving) تمام مدارکی که توسط سازمان تولید و یا مورد استفاده قرار میگیرد را با تمام جزئیات و سوابق به صورت دیجیتال در محلی امن، طبقهبندی و ذخیره میکند.
این ویژگی در نرم افزار آرشیو اسناد Keydoc بر اساس مدل OAIS طراحی شده است. بایگانی دیجیتالی اسناد علاوه بر محافظت از مدارک در برابر حوادث، باعث صرفهجویی در فضای اداری میشود و امکان دسترسی سریعتر و دقیقتر به مدارک را فراهم میکند.
ماژولهای متنوع متناسب با نیاز سازمانها
در نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک کیداک، بیش از 10 ماژول پیشرفته مانند ماژول گردش کار، کدینگ، طبقهبندی اسناد و… پیادهسازی شده است.
این ماژولها نرمافزار کیداک را به یک نرم افزار یکپارچه سازی سرویس های سازمانی تبدیل میکند و علاوه بر اینکه تمام نیاز سازمانها در زمینه مدیریت اسناد هوشمند را برآورده خواهد کرد، آنها را از پراکندگی استفاده از سیستمها و نرمافزارهای مختلف بینیاز میکند.