آرشیو اسناد چه بصورت الکترونیکی و چه بصورت کاغذی، یک بخش مهم و اساسی از هر شرکت هستند و مدیریت اسناد و مدارک برای کسب و کارهای گوناگون یک فعالیت چالش برانگیز محسوب میشود. استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد هوشمند مناسبترین راهحل برای بایگانی، ذخیره و بازاریابی اسناد در سازمانهای مختلف میباشد.
در این مقاله از مجله اینترنتی دانش همآرا، هفت ویژگی سیستم مدیریت اسناد هوشمند (نرمافزار بایگانی اسناد) را با هم بررسی میکنیم:
کاهش فضای نگهداری و ذخیرهسازی اسناد
با توجه به افزایش چشمگیر هزینه املاک تجاری، طبیعتاً هزینه ذخیره اسناد کاغذی به علت نیاز به فضای مناسب نیز افزایش مییابد. در این شرایط نرم افزار مدیریت اسناد (Document management software) با دیجیتالی کردن اسناد کاغذی باعث کاهش فضای بایگانی اسناد در شرکتها و سازمانها میشود. با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد هوشمند، حتی اسنادی که باید به صورت فیزیکی نگهداری شوند، پس از اسکن و قرار گرفتن بر روی سامانه مدیریت اسناد به عنوان نسخه سخت در مکانهایی با ارزش ریالی کمتر مانند یک انبار یا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداری میشوند.
برای آنکه متوجه شوید سیستم مدیریت اسناد و مدارک تا چه اندازه باعث کاهش هزینه و افزایش بهرهوری در سازمان شما میشود، این مقاله را مطالعه کنید.
افزایش ضریب امنیت اطلاعات با سیستم مدیریت اسناد هوشمند
امنیت اسناد و مدارک برای برای هر شرکت و سازمانی حیاتی میباشد. در این زمینه نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) کنترل بهتر و پایداری برای اسناد فراهم میکند. در سیستم مدیریت اسناد هوشمند دسترسیها را میتوان در سطوح یا گروههای کاری مختلف تعیین نمود. همچنین DMS زنجیرهای از ممیزیها برای مشاهده و ویرایش یک سند هنگامی که به آن دسترسی پیدا شده است فراهم میآورد.
اسناد مدیریت شده در نرمافزار مدیریت اسناد کاملا قابل ردیابی میباشد و حتی میتوان با افزودن بر چسبهایی قابلیت هشدار خودکار برای آنها ایجاد نمود.
مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
رعایت الزامات سازمان برای اسناد خاص میتوانند بسیار پیچیده باشد. عدم تطبیق با این الزامات منجر به جریمه، لغو مجوز و در برخی موارد مسئولیت کیفری میشود. معمولاً مقررات کشوری شامل دستورالعملهای امنیتی سخت میباشند. اما سیستم مدیریت اسناد هوشمند خطر رعایت نشدن این مقررات و الزامات را تا حد بسیار زیادی کاهش میدهد.
در این سیستمها بسیاری از کارها به صورت اتوماتیک انجام میشود و مشکلاتی که ناشی از خطای انسانی است دیگر وجود نخواهند داشت
بازیابی آسان
در بایگانیهای سنتی جستجو و بازیابی اسناد بسیار وقتگیر است. همه ما به اهمیت و ارزش زمان آگاه هستیم. بر اساس آمار منتشر شده توسط کمپانی پرایسواترهاوسکوپرز (PricewaterhouseCoopers) میانگین هزینهها براساس زمان صرف شده جهت مدیریت اسناد کاغذی عبارتند از:
- سازمان جهت حقالزحمه بایگانی نمودن یک سند 20 دلار و برای پیدا نمودن اسنادی که به اشتباه بایگانی شدهاند 120 دلار و همچنین 220 دلار برای تولید مجدد اسناد گم شده باید پرداخت نماید.
- 7.5% از تمام اسناد مفقود و 3% دیگر به اشتباه بایگانی میشوند.
- کارمندان حرفهای 5% الی 15% از زمان خود را برای مطالعه اطلاعات صرف میکنند که متاسفانه 50% این زمان را باید برای جستجوی اسناد در نظر بگیرند.
سیستم مدیریت اسناد هوشمند میتواند برای شرکت و سازمان شما شخصیسازی شود. بنابراین یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت و صرفهجویی در زمان محسوب میشود. یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک حرفهای مانند نرم افزار کیداک شناسایی اسناد مرتبط با یک کلمه یا عبارت را امکانپذیر میکند. در نرم افزار مدیریت اسناد قابلیت تعریف شناسنامه اسناد برای یک فایل یا پوشه وجود دارد. یکپارچگی با دیگر نرمافزارهای کاربردی سازمان، میتواند دسترسی به اطلاعات مهم را تسهیل نماید. همچنین دسترسی به اسناد را از راه دور فراهم مینماید و به عبارت دیگر تا زمانی که دسترسی به اینترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطهای قابل دسترسی هستند.
تسهیل در اشتراکگذاری اسناد
با استفاده از سیستم مدیریت اسناد هوشمند به اشتراکگذاری و بازیابی اسناد بسیار آسانتر انجام میشود و دسترسی به اسناد ذخیره شده از منابع گوناگون، امکانپذیر است. همچنین اسکن اسناد قابلیت اشتراکگذاری از طریق نرمافزارهای اینترنتی و یا ایمیل را فراهم مینماید. نرم افزارهای مدیریت اسناد شفافیت بیشتری را برای برنامههای شرکت و یا سازمان فراهم مینمایند که این امر سبب نظارت بهتر بر اجرای فعالیتها میشود.
بوسیله نرم افزار آرشیو اسناد و باگانی اسناد به صورت دیجیتال، دسترسی مجاز به کاربران خارجی امکانپذیر و قابل نظارت است. یکی از بخشهای مهم نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک کیداک امکان کنترل ورژنهای مختلف یک سند است که در این بخش ویرایشهای قدیمیتر یک سند قابل بازیابی میباشند. این ویژگی برای زمانی که کارمندان مختلف بر روی یک سند کار میکنند و یا اسنادی که دسترسی یا تغییرات روی آنها امکان پذیر نیست، بسیار مهم است.
پشتیبانگیری بهتر با سیستم مدیریت اسناد هوشمند
سیستم مدیریت اسناد هوشمند شامل یک برنامه پشتیبانگیری و بازیابی اطلاعات میباشد. با در اختیار داشتن یک آرشیو دیجیتال به عنوان پشتیبان اسناد، مدارک کاغذی از آتش، سیل و بلایای دیگر محافظت میشوند. بوسیله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روشهای گوناگون قابل ردیابی میباشند و به این علت که تصاویر اسناد در مرکز دادهها ذخیره شده است، پس از مشاهده، مفقود و یا جا به جا نمیشوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بایگانی شوند و قراردادن اسناد براساس یک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام میگیرد و به عبارت دیگر در نرم افزار مدیریت اسناد، تمام اسناد دیجیتالی شده و در محل مورد نظر آرشیو میگردد.