• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری

ارتباطات و مكاتبات اداری در  سازمان ها و  موسسه های تجاری و اقتصادی به شكلی اساسی متحول شده است و دیگر فرایندهای زمان بر پذیرفتنی نیستند. مشكلات فراوانی در روش های سنتی و دستی وجود دارد از جمله کندی گردش مكاتبات و  پیگیری موثر  آنها، عدم کیفیت مناسب در مرحلة ثبت و نگهداری و بازیابی سوابق، نداشتن آرشیو مناسبی از مكاتبات، گردش ها و  پیگیری  نامه ها و درخواست های متقاضیان و دیگر مدارک سازمانی و نظایر آن. از این رو بسیاری از  سازمان ها، اداره ها و شرکت ها رو به  ماشینی کردن این فرایندها نموده و از سامانه های معروف به اتوماسیون اداری استفاده می کنند تا با استفاده از آن بتوانند  سریعتر پاسخ گوی مسایل خویش باشند. 


 اسناد الكترونیكی


تعريف اتوماسیون

اتوماسیون اداری را می توان این گونه تعریف کرد؛ استفاده از ابزارهای الكترونیكی در انجام  فعالیتهای دفتری برای افزایش سرعت و  بهره وری بیشتر از آنها. این سامانه، با سرعت به خودکارسازی  فعالیتهای اداری  می پردازد و از آن به منظور افزایش  کیفی کردن کارها و  هماهنگی های بیشتر بین  بخش های مختلف داخلی یک سازمان، و برقراری ارتباطات بین سازمانی، استفاده  میشود تا مكاتبات را سرعت بخشد. امروزه این سامانه، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته است. امكانات پیام نگار،  جستجوگرهای وب،  برنامه های انتشار دهنده اینترنتی، ابزارهای دورنگار،  ویدیوکنفرانس ها، و... از موارد استفاده در اتوماسیون های اداری هستند.

انواع اسناد


مسئلة مهم در اتوماسیون اداری آن دسته از اسناد الكترونیكی است که ممكن است به دلیل ارزش و اعتباری  خاص، در زمرۀ منابع آرشیوی تشخیص داده شوند. و مهم ترین  چالش در این زمینه، مسئله امضاهای الكترونیكی و لزوم وجود فیزیكی اسناد مالی و حقوقی است. این مسئله باعث شده تا بسیاری از سازمان ها از قرار دادن انواع اسناد سازمان خود بر روی این  سامانه ها  خودداری کرده و قوانینی برای آن در نظر بگیرند برای مثال به افراد خاص و محدودی اجازۀ دسترسی به آنها داده شود.

یک راه کار مناسب استفاده از امكانات سامانة مدیریت الكترونیكی اسناد  است . با کمک این سامانه ضمن استفاده از مزایای سیستمهای اتوماسیون اداری ، ضرورت وجود آرشیو اسناد نیز نادیده گرفته نخواهد شد. 
--اطلاعات بیشتر در مورد اهمیت به کار گیری مدیریت اسناد

از جمله  ویژگیهای این سامانه می توان به موارد ذیل اشاره کرد :

·        جایگزین کردن اسنادکاغذی با اسناد الكترونیكی

·        تسریع گردش اسناد درسطح سازمان

·        دسته بندی کردن اسناد بر اساس  ویژگی های آنها

·        امكان تعریف  انواع اسناد و ساختار اطلاعات

·        ورود اسناد به صورت دستی و خودکار

·        تعیین اسناد مجاز هر پوشه

·        آرشیو خودکار از اسناد  براساس طول عمر تعیین شده برای آنها

·        ثبت تعداد مراجعین به  هرسند

·        نگهداری و مدیریت نسخه های متعدد یک سند

·        امكان جستجوی اسناد بر اساس ویژگی های آنها

·        امكان عكس برداری اسناد تصویری

·        امكان یادداشت گذاری روی اسناد

·        تاریخچة اسناد و به روز داشتن آنها

·        امكان  گزارشگیری های متنوع


گردش اسناد

 

 

نویسنده: زیبا ایاز

تاریخ درج: 13 آبان 1396