• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

حرکت به سوی حذف کاغذ

حرکت به سوی حذف کاغذ

حذف مبادلات کاغذی,بایگانی اسناد و مدارک ,سیستم مدیریت و بایگانی اسناد دیجیتال ,تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال 

اگر هیچ یک از ما به موضوعات مرتبط با حفظ محیط زیست هم علاقمند نباشیم زندگی بدون کاغذ مزایای زیادی برای ما و محیط پیرامون اطراف ما دارد . در حداقل منفعت می توان به کاهش هزینه خرید کاغذ اشاره کرد .

تصور کنید هیچ قفسه ای و یا فایلی برای بایگانی اسناد و مدارک وجود ندارد، دیگر خبری از انواع گیره های کاغذ، زونکن و پوشه های روی هم انباشته شده نیست . میزها خلوت و مرتب هستند و دیگر انبوهی از کاغذ در روی میز و سایر قسمتهای اتاق دیده نمی شود .  تمام آنچه می نویسیم ، با استفاده از پد و قلم نوری است
مقاله مرتبط : روش های نوین حفاظت از اسناد و مدارک   https://dhamara.com/article

برای لذت بیشتر از این رویا کافیست به دنیای اطراف خود دقت کنیم تا متوجه شویم که افراد به چه اندازه درگیر مشکلات استفاده از کاغذ هستند. راه اندازی و ایجاد فرایندی که به عنوان سیستم آرشیو و مدیریت اسناد الکترونیک و دیجیتال شناخته می شود، یکی از مهمترین اقدامات برای تحقق این رویاست. می توان بسیاری از فعالیت های نیازمند به کاغذ را حذف و فعالیت این فرایند ها را بصورت آرشیو نسخه های دیجیتال و الکترونیک، ساماندهی و مدیریت کرد.   

استفاده از سیستم مدیریت اسناد فرصت جدیدی را جهت ذخیره مدارک و یا آرشیو کردن دیجیتال فایل ها، برای تمامی استفاده کنندگان  و کاربران محلی شبکه های سازمانی ایجاد می کند. یکی از بارزترین مزیت های راه اندازی سامانه تحت وب آرشیو دیجیتال اسناد دسترسی سریع و آسان بدون محدودیت مکان ، برای افراد تعریف شده در سیستم است .  تحقیقات انجام گرفته توسط شرکت IDC/Link  در این مورد نشان می دهد که هزینه های چاپ و کپی کردن فایل ها و مدارک بایگانی شده، معمولا 6 تا 12 درصد درآمد سالانه شرکت ها را به خود اختصاص می دهد که میتوان با ساماندهی و مدیریت جامع یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک الکترونیکی از این هزینه ها در سال های متوالی جلوگیری کرد.

از دیگر مزایای اصلی سیستم مدیریت و بایگانی اسناد دیجیتال برای به سرانجام رساندن رویای راه اندازی کسب و کار بدون کاغذ افزایش بهره وری برای شرکت ها است .  به این معنی که شرکت های سازمان یافته، دیگر برای جستجو و یافتن یک فایل یا سند دچار اتلاف وقت نمی شوند و در کمترین بازه زمانی این اسناد را پیدا می کنند که در نتیجه دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای خدمت به مشتریان آسان تر و بهتر می شود و این خود باعث افزایش میزان رضایتمندی مشتریان نسبت به خدمات ارائه شده و یا همکاری در روند اجرای پروژه های یک سازمان خواهد شد .

اگر چه بسیاری از افراد ، شرکت ها و سازمان های سنتی به سختی با تحولات تکنولوژی همراه می‌شوند و برای حذف کاغذ از کسب و کار و محیط خود مقاومت زیادی نشان می دهند ، وقتی به نسل جدید شرکت ها و ارگان های موفق نگاه می‌شود، تصویر دیگری در ذهن‌ها نقش می‌بندد همان‌طور که هم اکنون بسیاری از کسب و کارهای موفق آرشیو کردن دیجیتال اسناد و مدارک خود را به روش های سنتی و قدیمی اتاق های بایگانی ترجیح می‌دهند. بنابراین زیرساخت‌هایی برای تحقق رویای دنیای بدون کاغذ کم کم در حال شکل‌گیری است و شاید اگر با سرعت مناسب پیش رود، بتوان گام‌های موثرتری در این زمینه برداشت.

مقاله مرتبط: مدیریت دانش در مدیریت اسناد  https://dhamara.com/article

به طور قطع در دنیایی که روز به روز به سمت الکترونیکی شدن و حذف مبادلات کاغذی، ‌بروکراسی‌های اداری و رفت و آمدهای زائد پیش می‌رود، کسب و کار های جدید باید نسبت به حذف تدریجی کاغذ از امور فعالیت روزانه خود و به حداقل رساندن استفاده از آن، گام‌های جدی تری بردارند.

تاریخ درج: 22 مهر 1396