• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

روش های نوین حفاظت و نگه داری از اسناد و مدارک کاغذی

روش های نوین حفاظت و نگه داری از اسناد و مدارک کاغذی

روش های نوین حفاظت و نگه داری از اسناد و مدارک کاغذی

پرونده  چیست؟ 

هر پرونده مجموعه اي از مدارك با موضوع مشابه یا مدارك حاصل از تبادل یا تراکنش مشابه است که به شکل هاي مختلف و معمولاً با استفاده از گیره هاي کاغذ در یک پوشه  در کنار یگدیگر قرار داده می شوند. انواع مختلفِ پرونده هاي مدارك عبارتند از:

·       مکاتبات دست نویس یا تایپ شده


·       مطالب چاپ شده (جزوه ها، گزارش ها یا بروشورها)


·       نقشه ها، طرح ها یا پوسترها (که غالباً به صورت لوله شده هستند)


·       عکس ها، نگاتیوها و عکس هاي راد یوگرافی.
مقاله مرتبط: تعریف سند و انواع سند https://dhamara.com/article

افت کیفیت اسناد کاغذی 

به دلیل اینکه تقریباً تمام اسناد موجود در هر پرونده (حتی پوشش آن) از جنس کاغذ هستند، لازم است درباره فرآیند تغییر کیفیت اسناد کاغذی اطلاعات کافی داشته باشیم. کاغذ عمدتاً از الیاف سلولزي حاصل از گیاهان ساخته می شود. تا همین اواخر، حجم عظیمی از کاغذهاي تولید شده ماهیتاً اسیدي یا حاويِ ناخالصی هایی بودند که با گذشت زمان منجر به تولید اسید می شد. به مرور زمان اسید موجود در کاغذ کاملاً مخرب بوده و منجر به زرد شدن یا رنگ پریدگی کاغذ مى شود. عوامل زیاد دیگري اعم از کیفیت الیاف به کار رفته براي تولید کاغذ، افزودنی ها و ناخالصی هاي موجود و روش تولید ، بر کیفیت اسناد کاغذی تأثیر گذار هستند.

تبدیل اسناد کاغذی به  آرشیو الکترونیکی


مقاله مرتبط: ترفندهایی حیاتی برای دارندگان پرینتر رنگی https://dhamara.com/article


جابه جایی پرونده هاي کاغذي

همانند همه فقره هاي آرشیوي دیگر، جابه جایی صحیحِ پرونده ها به حفظ و نگه داري بلند مدت آن ها کمک خواهد کرد . رعایت توصیه های زیر در هنگام جابجا نمودن اسناد مدارک قدیمی بسیار مهم است :

 

-         کاغذها را با دقت جابه جا کنید .


-         از این موضوع که دست ها کاملاً تمیز بوده و اثر غذا، روغن یا کِرِم روي آن ها وجود ندارد،اطمینان حاصل کنید .


-         در هنگام استفاده از اسناد آرشیوی ، به جاي خودکار یا ماژیک از مداد استفاده کنید .


-         براي جلوگیري از پاره شدن کاغذ در محل گیره هاي کاغذ، کاغذها را با دقت و در صورت نیاز با استفاده از هر دو دست جابه جا کنید .


-         از انگشت خیس براي ورق زدن اسناد استفاده نکنید .


-         در صورت نیاز به نشانه گذاري و تفکیک اسناد یک پرونده ، از یک تکه کاغذ سفید استفاده کنید


-         از استفاده از کاغذهاي چسبدار اجتناب کرده و پس از اتمام کار بر روی اسناد ، کاغذ را از روي پرونده بردارید .


-         از نوارچسب یا ابزارهاي مرمت استفاده نکنید .


-         و غیره...

مقاله مرتبط: کتابخانه دیجیتال https://dhamara.com/article


بسته بندي محافظت پرونده هاي کاغذي

پیش از قراردادن پرونده ها در بسته هاي محافظ، لازم است تا از این موضوع اطمینان حاصل کنیم که پرونده ها عاري از گرد و غبار بوده و تحت تأثیر قارچ، کپک، حشرات قرار نگرفته و در مرحله فساد فعال نیستند. فقره هایى که تحت تأثیر قرار گرفته اند را باید جدا کرد.


تبدیل اسناد کاغذی به آرشیو دیجیتال

مقاله مرتبط: نرم افزار آرشیو و مزایای آن https://dhamara.com/article


الزامات بایگانی اسناد و مدارک

روش قرار دادن پرونده ها و اسناد و مدارک در جعبه ها حائز اهمیت فراوان است که باید برای ذخیره سازی پرونده ها و دسترسی سریع به آنها مد نظر قرار گیرد.

-         در هنگام قرار دادن پرونده ها در جعبه، آن ها را پشت به پشت هم منظم کنید به طورى که گیره هاي پرونده در قسمت زیرین جعبه قرار گیرند .

-         مى توان مدارك یا فقره هاي منفرد را به صورت مسطح در انتهاي جعبه انبار کرد اما توجه

-         به این نکته ضروري است که نباید تعداد زیادي از اسناد را روي هم قرار داد زیرا بازیابی این اسناد بسیار دشوار خواهد بود و فقره هاي موجود در ته جعبه، کوبیده خواهند شد .

-         در صورتی که اسناد آرشیوی نازك از سمت لبه آن ها انبار می شوند، باید از آنها در برابر از پیچش یا پاره شدن کاغذها از آن ها محافظت کرد.

مقاله مرتبط: مدیریت دانش  https://dhamara.com/article


تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک

تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک باید به نحوي طراحی و تولید شوند که میزان آسیب وارد شده به فقره هاي بایگانی اسناد و مدارک شده را به حداقل برسانند.

- قفسه مناسب برای آرشیو مدارک باید از فلز روکش دار ساخته شده باشند. از به کارگیري قفسه هاي چوبی اجتناب کنید زیرا می تواند منجر به متصاعد شدن بخارهاي مضر شود؛ این بخارها می توانند در گسترش آتش نقش داشته باشند و همچنین ممکن است این نوع از قفسه ها به محل زندگی حشرات تبدیل شوند.

- قفسه های اسناد آرشیوی باید در حداقل فاصله 150 میلی متري از سطح زمین قرار داشته باشند.

- اسناد کاغذي نباید در بالاي قفسه ها انبار شوند زیرا در این حالت ممکن است در مجاورت منابع نور تعبیه شده روي سقف قرار گیرند و همچنین امکان آسیب رسیدن به آنها بر اثر استفاده از آب افشانهاي آتش نشانی هم وجود دارد.

- راهروهاي موجود بین قفسه ها باید به شکلی باشد که امکان دسترسی آسان به اسناد و انتقال آن ها وجود داشته باشد.

- باید نزدیک به کمد هاي بایگانی اسناد و مدارک ، میزهایی با اندازه مناسب قرار داد ؛ این کار فضایی براي کارکنان ایجاد می کند تا به راحتی و با ایمنی کامل محتواي درون جعبه ها و کمد ها را کنترل کرده و فقره هاي مجزا را بازیابی کنند.

- کشوهاي بایگانی اسناد و مدارک باید به درستی و متناسب با محتواي آنها برچسب گذاري شوند تا بتوان فقره هاي مورد نِظر را با حداقل جابه جایی ممکن، بازیابی کرد. براي به حداقل رساندن آسیب وارده به فقره ها در حین باز و بسته کردن کشوها باید به نکته هاي زیر توجه کرد :

- کشوها را به آرامی باز و بسته کنید.

- از موانع خاص استفاده کنید تا از خروج کامل کشوها در هنگام باز کردن آنها جلوگیري شود.

- در قسمت جلویی و پشتیِ کشوها از لبه گیر استفاده کنید تا از افتادن پرونده ها روي زمین جلوگیري شود.

 
برای  اطلاع از بررسی اجمالی تاثیر فعالیتهای ساماندهی الکترونیک اسناد بر کاهش هزینه های سازمان به مقاله بازگشت سرمایه در مدیریت اسناد رجوع گردد: http://dhamara.com/article 

مشکلات کنترل آفات

ممکن است آفاتی مانند حشرات و جانوران جونده (مانند سوسک، بید، موش و غیره) به دنبال غذا و سرپناه به سمت محوطه هاي بایگانی اسناد و مدارک اسناد جذب شوند. مخصوصاً وقتی این حیوانات گرسنه هستند ممکن است به خوردن مواد کاغذي مانند پرونده ها روي بیاورند. برای جلوگیری کردن از بین رفتن اسناد و مدارک باید به سمت بید زدایی کردن و از بین بردن حشرات و جانوران محوطه ها بایگانی اسناد و مدارک اقذام گردد.

کپی کردن اسناد و مدرک

ممکن است به دلایل مختلف اسناد و مدارک موجود در پرونده ها رونوشت بردارى شوند :

1- براي حفظ و نگه داري اسناد

2- ممکن است مدرك اصلی به دلیل استفاده مکرر از آن خراب شده باشد و رونوشت مدرك

اصلی جایگزین خود مدرك شود

3- گاهی اوقات ممکن است در نمایشگاه ها به جاي خود مدرك از رونوشت آن استفاده شود.

رونوشت بردارى از اسناد آرشیوي یک مرحله جابه جایی است که نیاز به توجه و دقت خاص دارد تا از به خطر نیافتادن اسناد اطمینان حاصل شود

- درصورتی که سند آسیب دیده است یا در شرایط بدي قرار دارد؛ باید پیش از تهیه رونوشت ،  سند را به مرمت گر یا محافظ واجد شرایط سپرد.

- صفحه نگه دارنده کاغذ در دستگاه تکثیر باید تمیز باشد.

- نباید براي مدارك آرشیوي از دستگاه هایی استفاده کرد که مدارك را به صورت پیوسته تکثیر می کنند.

- عکس هاي اصلی را نباید کپی کرد زیرا ممکن است نور فرابنفش ساطع شده ازدستگاه تکثیر به عکس ها آسیب برساند.

- پیش از کپی برداری از پرونده هاي آرشیوي باید محتویات آن ها و تمام گیره هاي فلزي، بست ها و چفت ها را با دقت جدا کرد.

- ممکن است مدارکی که کمی چین خورد ه یا لوله شده اند، با فشار اندك انگشتان و کف دست صاف شوند. باید مرمت گر یا متخصص مربوط پیش از تکثیر ، اسنادی را که داراي چین خوردگی ها یا تاب هاي شدید هستند، اصلاح کند.

مطالب فوق گوشه ای از مقاله "توصیه هایی برای حفاظت و نگه داری از اسناد و مدارک کاغذی آرشیو ملی استرالیا" ترجمه سرکار خانم زهرا ضرغامی می باشد.

 با توجه به مشکلات ذکر شده در عصر دیجیتال  می توان با بهره گیری از تکنولوژی، دانش و نوآوری مشکلات گذشته را بصورت معجزه آسایی حل کرد به خوبی توانسته این در حل این مشکلات گام های مثبتی بردارد.

شرکت دانش هم آرا با همکاری کارشناسان فنی خود و با استفاده از تکنولوژی های جدید اقدام به طراحی آرشیو های استاندارد اسناد نموده و در تمامی بخشها ، موفق به کاهش آسیبهای اشاره شده به اسناد و مدارک کاغذی شده است .

  

تاریخ درج: 29 مهر 1396