• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

ساماندهی الكترونیكی اسناد آرشیوی

ساماندهی الكترونیكی اسناد آرشیوی

ساماندهی الكترونیكی اسناد آرشیوی

1.امور مقدماتی و ایجاد ساختار آرشیو الكترونیكی:

همانند ایجاد آرشیو فیزیكی باید تمامی مدارك و مستندات كاغذی ابتدا به صورت الكترونیكی در آمده و سپس در آرشیو ویژه خود ذخیره سازی و نگهداری شوند. بدیهی است تجزیه و تحلیل اسناد و طراحی ساختار الكترونیكی، اولین گام در پیاده سازی آرشیو الكترونیكی بوده و طراحی مناسب آن تأثیر به سزائی در كارآیی و بهره برداری از آرشیو الكترونیكی خواهد داشت.
آنچه مسلم است در ساماندهی اسناد الكترونیكی، باید مبانی مدیریت نگهداری اسناد، در كنار سامانه های مدیریت اسناد در نظر گرفته شود. شناسایی اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداری و کیفیت اسناد، انتخاب تجهیزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعیین سطوح دسترسی، تعیین فیلدهای جستجو، حداقل نیازمندی های نرم افزار مدیریت اسناد نخستین مرحله ساماندهی الكترونیكی اسناد است. با توجه به تجربیات كشورهای پیشرو در زمینۀ استفاده از فنّاوری اطلاعات در ساختارهای سازمانی، امكانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوری آ نها در ایجاد خدمات الكترونیكی، ضرورت برنامه ریزی عملیاتی تبدیل ساختار سنتی نگهداری اطلاعات به سامانه های پیشرفته بایگانی الكترونیكی احساس می شود.
تعیین كلیه كلیدواژه های دسترسی به اسناد؛
تعیین فضای ذخیره سازی الكترونیكی و نحوۀ دسترسی كاربران به فضای آرشیو الكترونیكی؛
چگونگی فهرست بندی یا طبقه بندی موضوعی اسناد؛
تعیین روش حفاظت از اسناد.

2. آماده سازی و پاکسازی اسناد:

آماده سازی و پاك سازی اسناد شامل بازکردن تا خوردگی اسناد، ترمیم پارگی، جداکردن سوزن و منگنه و امثال آن است كه انجام این مراحل باعث تسریع امر اسکن خواهد شد. لازم به ذكر است مرحله آماده سازی بایگانی الكترونیكی به ترتیب چیدمان زونكن ها و   فقط در مورد اسنادی انجام می شود كه مقرر است عملیات اسکن بلافاصله روی آن صورت گیرد.

3. اسکن اسناد (تصویربرداری):

اسکن اسناد شامل تصویربرداری مطلوب از تمامی برگه های پرونده ها و نقشه ها با تجهیزات مناسب و كارا است. انتخاب این تجهیزات جهت انجام امور اسکن فقط زمانی میسر بوده که انواع مختلف پرونده های واحدهای ذیربط سازمان موردِ شناسایی دقیق و کامل قرار گیرند تا مطابق با نوع و حجم اسناد و مدارك از اسکنر مناسب استفاده شود.
در فرآیند اسکن اسناد توجه به نكات زیر ضروری است:
با توجه به اینكه برای مدیریت پرونده ها از نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد الكترونیكی استفاده خواهد شد، وضوح پرونده ها برای اسنادی كه قرار است تبدیل به متن شوند (OCR شوند) 300dpi  و برای اسنادی كه قرار نیست OCR شوند 200dpi  خواهد بود.
در بخش تصویربرداری، اسکن اسناد به ترتیب كد محل بایگانی انجام می شود. در این بخش بر روی تمامی اسناد هنگام تصویربرداری، عملیات تمیزكاری اولیه، ابتدا به صورت خودكار توسط نرم افزار اختصاصی اسکنرها و در صورت نیاز به تنظیم بیشتر، به صورت دستی به وسیله اپراتور انجام می گیرد تا كیفیت مطلوب به دست آید. باید توجه شود كه وضوح پروند هها برای كلیه اسناد در محدوده های مختلف dpi است.
با توجه به نوع اسناد، از نظر كیفیت و سایر مشخصات ظاهری، قالب اسکن ممکن است تغییر کند. می توان اسناد را به صورت سیاه و سفید اسکن کرد. درصورتی كه در برخی از اسنادی كه كیفیت ظاهری خوبی ندارند ریزش اطلاعات رخ دهد، اسکن باید به صورت خاكستری اجرا شود. البته قالب خاكستری باعث افزایش قابل تِوجه حجم پرونده و زمان اجرای كار می شود، ولی برای حفظ اطلاعات ضروری است. همچنین در سازمان های  مختلف با توجه به نیاز می توان اسناد را به صورت رنگی اسکن كرد
درصورتی كه اسنادی از قبیل نقشه و یا دستورالعمل وجود دارند كه بسیار فرسوده و ناخوانا هستند، باید ضمن فهرست برداری، برای احیاء آنها در كارگروه های تخصصی تصمیم گیری شود.
به منظور تشخیص اوراق اسکن شده از سایر اوراق، بر روی هر یك از اوراق اسکن شده شماره و یا علامت مشخصی درج شود. این امر در بسیاری از موارد به صورت خودكار توسط اسکنرهای حرف های انجام می شود.
پس از انجام عملیات تصویربرداری، كلیۀی اقلام جداشده در مرحله آماده سازی مجدداً به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتیب اولیه، بایگانی می شود. بنابراین سازمان باید به صورت دوره ای فرایند تصویربرداری اسناد را موردِبررسی قرار دهد.

4. اصلاح و ویرایش تصاویر و بهینه سازی پرونده ها:

پس از اسکن مدارك و مستندات كاغذی و تبدیل آ نها به پرونده های الكترونیكی موردِنظر، باید ابتدا این پرونده ها با اصل سند موردِمقایسه و تطبیق قرارگرفته و در صورت نیاز، مجدداً اسکن شود. برای حصول كیفیت مطلوب اسکن موردِ نظر و جلوگیری از ریزش اطلاعات باید دستگاه های اسکن به طور دقیق تنظیم شده باشد . 


چرخاندن تصاویر به شكل صحیح. به منظور استفاده از قابلیت OCR باید اسناد و مدارك در حالت استاندارد خود قرار داشته باشند، لذا در صورت نیاز چرخش اسناد لازم و ضروری است. 

5. ورود اطلاعات (ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشیو):

با هدف سهولت و تسریع بازیابی اطلاعات و دستیابی كاربران به اسناد موردِ نیاز، باید اطلاعات مربوط به فیلدهای اطلاعاتی اسناد در نرم افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی وارد شود. چنانچه در مرحله ساماندهی فیزیكی فهرست اسناد آماده شده باشد، ورود اطلاعات باید بر اساس آن انجام شود. در این مرحله از ساماندهی الکترونیکی باید جایگاه هر سند در طبقه بندی تعریف شده در نرم افزار مدیریت اسناد تعیین و همچنین سطوح دسترسی كاربران به هر سند مشخص شود. نكته قابل تِوجه اینجاست كه سازمان باید رویكردی را برای ورود اطلاعات انتخاب كند تا با حداقل زمان، امكان ورود حداكثر اطلاعات وجود داشته باشد.

6. OCR اسناد:

OCR  عبارت اند از تبدیل تصویر دیجیتالی شده به پرونده ها قابل پِردازش به صورت متن است. عملیات OCR امكان جستجوی تمام متن را فراهم می آورد.

7. كنترل كیفی:

  چنانچه فعالیت های فوق توسط پیمانكاران بیرونی انجام می شود لازم است به منظور اطمینان از صحت ساماندهی فیزیكی و الكترونیكی، كنترل های لازم صورت گیرد. برای این منظور تمام مراحل كاری ساماندهی فیزیكی و الكترونیكی باید توسط دستگاه نظارت آن شركت و ناظر پروژه بررسی و صحت آن تأیید شود. 

8. تهیه نسخۀ پشتیبان:

بدون شِك یكى از بزرگترین چالش هاى پیش رِوى اسناد الكترونیكی، نابودى اینگونه پیشینه ها به دلایل مختلف ازجمله ویروسى شدن پرونده ها و یا خطاى عمدى و سهوى انسانی است. بدیهى است با توجه به خطرات متعددى كه اسناد الكترونیكی را تهدید می كند، چاره اى جز تهیة نسخه هاى ثانویه و یا پیشتیبان نداریم. خوشبختانه با پیشرفت فنّاوری هاى رایانه اى، امروزه به سرعت مشكل فضاى فیزیكى براى ذخیره سازى حجم انبوهى ازداده های الكترونیكى در حال برطرف شدن است.
لذا به منظور حفظ و نگهداری از اطلاعات بایگانی الكترونیكی پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد باید به صورت دوره ای از بانك اطلاعاتی بایگانی الكترونیكی، سه نسخۀ پشتیبان تهیه شود كه یك نسخه باید به گروه مدیریت اسناد و دو نسخۀ دیگر در یك محل امن نگهداری شود. بهتر است هر روز از پرونده های اضافه شده یا تغییرداده شده نسخۀ پشتیبان تهیه شود زیرا در مرحله بعدی یعنی ویرایش پرونده ها، امكان از بین رفتن پرونده وجود دارد و بهتر است نسخه پشتیبانی از قبل تهیه شده باشد.
تهیة نسخة پشتیبان الكترونیكی، فقط محدود به اسنادى نمى شود كه از ابتدا به صورت الكترونيكي توليد شده اند. امروزه بسيارى از آرشيوهاى ملى در جهان، اقدام به تهية نسخة الكترونيكي از اسنادكاغذى خود كرده اند. نسخه هاى الكترونيكي، نه تنها با هدف حفاظت از اسناد تهيه می شوند، بلكه امكان ارائه خدمات بهتر به كاربران آرشيوها و همچنين اشاعة اطلاعات و اشتراك گذاري آنها را در سطح جهانى فراهم می كند. با توجه به طول عمر محدود اسناد كاغذي و الكترونيكي و آسيب پذير بودن آنها در برابر آسيب هايي از قبيل رطوبت، آتش سوزي، آفات و حشرات موذي و ميدان هاي الكترومغناطيس، تهيه ريز فيلم از اسناد مذكور، امري لازم و ضروري است كه مزايايي از قبيل حجم كم، طول عمر بالا، قابليت تبديل مجدد به پرونده الکترونیکی یا کاغذ را به همراه دارد.

مراحل زیر ایجاد ساماندهی الکترونیکی اسناد را نشان می دهد.




ساماندهی الكترونیكی اسناد آرشیوی



تاریخ درج: 1 آذر 1396