• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

مروری بر تاریخچه آرشیو اسناد

مروری بر تاریخچه آرشیو اسناد

روند «مدیریت اسناد» پروسه ای بلند مدت و طولانی است. وظیفه مدیریت اسناد به قرنها پیش باز می گردد.

از دوره ای که انسان در تعاملات خود توانایی نوشتن و نگهداری اطلاعات را یافت می توان گفت مدیریت اسناد و آرشیو اسناد جای خود را در میان زندگی انسان یافت .

در تعاملات مالی بین افراد و حاکمان اقلیمهای مختلف همواره یک سند در میان بوده است .

تولید سند به قدمت امپراطوریهای بابل و هخامنشی به سه هزار سال پیش از میلاد بر می گردد .

اولین آرشیو اسناد را شاید بتوان لوح های چوبی و گلی جمع آوری شده در دیوان ها دانست .

مفهوم بایگانی اما بیشتر با ایجاد دستگاههای دولتی شکل گرفت در ایران نیز بایگانی های اداری ، زیرزمین هایی با انبوه کاغذ یک جزء جدا ناشدنی از پیکره هر اداره بوده است .

سازمان اسناد ملی ایران از سال 1349 در قالب یک سازمان دولتی آغاز فعالیت کرد . هدف این سازمان شامل موارد ذیل است :

ایجاد آرشیو متمرکز اسناد

جمع آوری اسناد دولتی

امحاء اسناد زائد

آرشیو مناسب اسناد مفید

امکان دسترسی به اسناد با ارزش برای محققان و پژوهشگران

در دو دهه اخیر مدیریت اسناد  با ورود تجهیزات و تکنولوژی جدید وارد فضای جدیدی از ماهیت و ساختار شد

اسناد توسط دستگاههای اسکنر تبدیل به تصاویر دیجیتال شدند این تصاویر با فرمهای مختلف طبیعتا نیاز به دیتایی داشتند که دسترسی به آنها را میسر نماید .

از این رو ورود اطلاعات یا dataentry

بخش مهمی از فرآیندهای ایجاد آرشیو دیجیتال اسناد شدند .

قبل از این دوره اگرچه  Data Entry
 برای یافتن اسناد فیزیکی و کاغذی به کار می رفت اما با ایجاد تصاویر دیجیتال این فرایند جای خود را به داده ای برای بازیابی اسناد دیجیتال داد .

موج تولید آرشیو دیجیتال اسناد با ورود نرم افزارهای تخصصی مدیریت اسناد ارتفاع بیشتری گرفت و نرم افزار مدیریت اسناد یا همان نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان EDMS یاSystem  Electronic Document Management

 روز به روز گسترش یافت .

نرم افزار آرشیو اسناد KeyDocPro نیز به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد با قابلیتهای متعددی که دارد تا کنون کمک شایانی به پیشبرد اهداف سازمانها برای ایجاد آرشیو اسناد و همچنین مدیریت اسناد خود نمود . 

تاریخ درج: 22 دی 1395