مدیریت اسناد و مدارک به کمک سامانه مدیریت هوشمند اسناد که شرکت دانش همآرا در قالب نرمافزار کیداک ارایه میدهد به شرکتها و سازمانها کمک میکند تا به راحتی بتوانند از اسناد و مدارک ارزشمند خود نگهداری کنند.
دادهها و اطلاعات سرمایه اصلی هر شرکت یا سازمان را تشکیل میدهند. بایگانی اسناد و ذخیره اطلاعات برای محافظت از اسناد و مدارک و دسترسی و استفاده راحتتر کارمندان در بخشهای گوناگون سازمان انجام میشود که در ادامه این نوشته به بررسی مزایای آن میپردازیم.
مزایای استفاده از سامانه مدیریت اسناد
مقیاسپذیری
مقیاسپذیری (Scalability) به این معناست که سیستم پتانسیل رشد و ارتقا را در هر زمان داشته باشد؛ این موضوع در نرم افزار مدیریت و بایگانی مدارک کیداک به خوبی مورد توجه قرار گرفته و این امکان را به سازمانها میدهد که در هر زمان که لازم بدانند با توجه به حجم اسناد آرشیوی و نیاز کاربران خود این سیستم را ارتقا دهند.
عدم وابستگی به نرمافزار و سختافزار خاص در سیستم مدیریت اسناد
یکی از مهمترین ویژگیهایی که یک نرمافزار مدیریت اسناد باید دارا باشد عدم وابستگی به سختافزار و نرمافزار خاص میباشد. یعنی برای اجرای و راهاندازی سیستم به سرور خاص با امکانات خاص نیاز نداشته باشیم و یا اینکه نمایش اسناد مستلزم نصب و استفاده از نرمافزار خاصی نباشد.
مقرون به صرفه بودن
مقرون به صرفه بودن یعنی نرمافزار مدیریت و بایگانی اسناد و مدارک علاوه بر محافظت از اسناد آرشیوی سازمان شما، باعث افزایش سرعت گردش کار، کاهش خطاهای انسانی و در نهایت افزایش بهرهوری و صرفهجویی در هزینهها میشود
رابط کاربری باز
نرمافزار کیداک برای دسترسی به فایلها و دسترسی به آرشیو از سیستم CIFS و یا NFS استفاده میکند. برخلاف سیستمهای بایگانی دیگر، هیچ API اختصاصی برای دسترسی به دادهها مورد نیاز نیست.
Storage Pools
سیستمهای مبتنی بر دیسک سریعترند و یا نوار مغناطیسی؟ صرف نظر از پاسخ این پرسش، سامانه مدیریت مدارک به شما این امکان را میدهد که از هر دو گزینه آزادانه استفاده کنید و توانایی ترکیب هر یک از آنها را برای ایجاد یک راه حل مناسب ذخیرهسازی را داشته باشید.
امنیت دادهها در سامانه مدیریت اسناد
سیستم مدیریت اسناد به شما کمک میکند با ذخیره دادهها به صورت محلی و یا از راه دور، دیگر نگران امنیت و دسترسی امن به دادههای مورد نیازتان نباشید.
در این مقاله سعی کردیم برخی از مزایای یک سیستم مدیریت هوشمند و آرشیو مدارک حرفهای را بررسی کنیم. شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر و همچنین آشنایی با نرمافزار کیداک از مشاوره کاملا رایگان کارشناسان شرکت دانش همآرا بهرهمند شودید.