• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

چه چیزی را آرشیو نکنیم آسیب می بینیم

چه چیزی را آرشیو نکنیم آسیب می بینیم

 اغلب اوقات موارد پیش پا افتاده ای در روند فعالیت روزانه برای ما پیش خواهد آمد که هرگز به ذهن ما خطور نخواهد کرد که حتی ممکن است این موارد به ظاهر کم اهمیت. یکی از این موارد ، مدیریت و سازماندهی اسناد و مدارک است که امروز در اکثر سازمانها از اهمیت و ضرورت آن غفلت می شود . در بسیاری از موارد حتی پس از گذشت چند سال ، زمانی که از طرف مراکز ممیزی و یا رسیدگی ، اسنادی از یک سازمان درخواست می شود ، یا برای اثبات عدم اعتبار یک ادعای حقوقی از ما نیاز به ارائه اسناد مرتبط داریم ، متوجه اهمیت و ضرورت وجود سامانه مدیریت اسناد خواهیم شد. حفظ و  نگه داری، طبقه بندی، سازماندهی و آرشیو کردن اسناد و در صورت لزوم امحای به موقع این مدارک و اسناد لازمه دسترسی مناسب به اسناد است.

آیا واقعا کسب و کار ما نیاز به استراتژی آرشیو اسناد دارد ؟

ممکن است تصور کنیم  که استفاده از سيستم مديريت اسناد و سازماندهی مدارک مختص به ارگان ها و سازمان های بزرگی است  که دارای میلیون ها سند و بایگانی های بسیار وسیع هستند . ولی اگر ما صاحب یک کسب و کار کوچک هم باشیم به ازای هر مدرکی که در سازمان ما تولید می شود می بایست برنامه ای برای آرشیو و دسترسی به آن داشته باشیم . و این اساس مدیریت اسناد است. در هر صورت چنانچه در مسیر رشد و توسعه هستید شما نیازمند به یک سیاست جامع بایگانی مدارک و اسناد در قالب یک استراتژی سازمان یافته اید که همزمان با کسب و کار شما رشد کند. طبیعی است که با رشد کسب و کار شما ، فرایندهای بیشتری به سازمانتان اضافه خواهد شد و به تبع آن اسناد مختلفی به مجموعه آرشیو سازمانی شما می پیوندد.

آیا واقعا کسب و کار ما نیاز به استراتژی آرشیو اسناد دارد ؟

اگر بر اساس این تفکر و استراتژی در جهت رشد و توسعه شرکت گام برداریم ممکن است دچار اشتباه شویم چون ما از روش ارزان و کم هزینه تری استفاده کرده ایم و باعث صرفه جویی در منابع شده ایم. ولی این روش نه تنها باعث کمتر شدن هزینه ها نمی شود بلکه باعث تاخیر در دسترسی به فایل های خود و همچنین اضافه کردن هزینه های پنهان متعدد و تحمیل هزینه های اجباری دیگر به شرکت خود شده ایم. در یک تحقیقات نظرسنجی در سال 2012 تحت عنوان(Document Management Survay : In House Or Off-Site ) درباره این موضوع صورت پذیرفت. نتایج این تحقیقات نشان داد 65 درصد از کسب و کار های کوچک و متوسط نیز برای پرهیز از این هزینه های سیستم های سنتی بایگانی اسناد  به استفاده از سیستم های جامع مدیریت اسناد و مدارک به صورت الکترونیکی و دیجیتال روی آورده اند. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه مقاله "بازگشت سرمایه در مدیریت اسناد" مطالعه شود.

 آیا برای ایجاد مدیریت اسناد وقت کافی دارم ؟

یکی از قوانین مهم در بهره وری ، اختصاص زمان و هزینه در کوتاه مدت برای کاهش زمان و هزینه در بلند مدت است.  ساماندهی اسناد و ایجاد آرشیو الکترونیک از اسناد و مدارک ، استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در کنار سیستمهای مانند اتوماسیون اداری، با کاهش هزینه و زمان در بلند مدت رابطه مستقیم داشته و روز به روز ابعاد جدید تری را در بر می گیرد. اگر بخواهیم نتیجه این نوشته را در یک جمله خلاصه کنیم ، باید بگوییم برای تولید و آرشیو حتی یک سند نیز می بایست برنامه داشت . 

تاریخ درج: 11 مهر 1396