اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که ارتباطات و مکاتبات در سازمان‌ها و موسسه‌های تجاری و اقتصادی را به شکلی اساسی متحول می‌کند. مشکلات فراوانی در روش‌های سنتی و دستی وجود دارد که میتوان به مواردی مانند کندی گردش مکاتبات و پیگیری موثر آنها، عدم کیفیت مناسب در مرحله ثبت و نگهداری و بازیابی سوابق، نداشتن آرشیو مناسبی از مکاتبات، گردش‌ها و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌های متقاضیان و دیگر مدارک سازمانی اشاره کرد.
از این رو بسیاری از سازمان‌ها، اداره‌ها و شرکت‌ها اقدام به ماشینی کردن فرآیندهای اداری خود نموده و از سامانه‌های معروف به اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند تا با استفاده از آن بتوانند سریعتر پاسخ‌گوی مسایل خود باشند.
سیستم اتوماسیون اداری کیداک که به عنوان نرم‌افزار مدیریت هوشمند اسناد هم شناخته می‌شود، علاوه بر بایگانی اسناد و مدارک، امکانات بی‌نظری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که برای آشنایی و کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان شرکت دانش هم‌آرا بهره‌مند شوید.
اتوماسیون اداری چیست؟
به استفاده از ابزارهای الکترونیکی در انجام فعالیت‌های دفتری برای افزایش سرعت و بهره‌وری بیشتر از آنها به اصطلاح اتوماسیون اداری گفته می‌شود. این سیستم با سرعت به خودکارسازی فعالیت‌های اداری می‌پردازد و از آن به منظور افزایش کیفی کارها و هماهنگی‌های بیشتر بین بخش‌های مختلف داخلی یک سازمان و برقراری ارتباطات بین سازمانی، استفاده می‌شود تا فرآیندهای سازمانی را سرعت بخشد.
در حال حاضر سیسم مدیریت اسناد و مدارک به عنوان پیشرفته‌ترین راهکار اتوماسیون اداری جایگاه ویژه‌ای در بین سازمان‌های پیشرو پیدا کرده است. در این بین نرم افزار مدیریت اسناد هوشمند کیداک به عنوان جامع‌ترین نرم‌افزار بایگانی اسناد در ایران، توانسته با تولید ماژول‌های منحصر به فرد و یک زیرساخت مطمئن و انعطاف‌پذیر بسیاری از نیازهای سازمان‌ها در زمینه اتوماسون اداری را برطرف کند.
مسئله مهم در اتوماسیون اداری آن دسته از اسناد الکترونیکی است که ممکن است به دلیل ارزش و اعتباری خاص، در زمرۀ منابع آرشیوی تشخیص داده شوند. و مهم‌ترین چالش در این زمینه، مسئله امضاهای الکترونیکی و لزوم وجود فیزیکی اسناد مالی و حقوقی است. این مسئله باعث شده تا بسیاری از سازمان‌ها از قرار دادن انواع اسناد سازمان خود بر روی این سامانه‌ها خودداری کرده و قوانینی برای آن در نظر بگیرند؛ برای مثال به افراد خاص و محدودی اجازۀ دسترسی به آنها داده شود، که این مسئله به راحتی توسط نرم‌افزار کیداک قابل پیاده‌سازی و مدیریت است.
بنابراین بهترین راه کار استفاده از امکانات سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد است. با کمک این سامانه ضمن استفاده از مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری، ضرورت وجود بایگانی اسناد و مدارک نیز نادیده گرفته نخواهد شد.
ویژگیهای سامانه مدیریت اسناد و مدارک
- جایگزین کردن اسناد کاغذی با اسناد الکترونیکی
- تسریع گردش اسناد در سطح سازمان
- دسته‌بندی اسناد براساس ویژگیهای آنها
- امکان تعریف انواع اسناد و ساختار اطلاعات
- ورود اسناد به صورت دستی و خودکار
- تعیین اسناد مجاز هر پوشه
- آرشیو خودکار از اسناد براساس طول عمر تعیین شده برای آنها
- ثبت تعداد مراجعین به هر سند
- نگهداری و مدیریت نسخه‌های متعدد یک سند
- جستجوی اسناد براساس ویژگیهای آنها
- اسکن اسناد تصویری
- یادداشت‌گذاری روی اسناد
- تاریخچه اسناد و به روز داشتن آنها
- امکان گزارش‌گیری‌های متنوع
