بایگانی اسناد به عنوان راهکاری برای حفاظت و نگهداری از اسناد و مدارک تاریخی، مالی، سیاسی، اقتصادی، خانوادگی و… در طول تاریخ اهمیت بسیاری داشته و امروزه با رشد جوامع بشری، گسترش فعالیت‌ها و تلاش برای به حداقل رساندن پروسه و زمان انجام کارها، استفاده از سیستم‌های نوین آرشیو اسناد در مقایسه با روش‌های سنتی افزایش چشمگیری داشته است.
در این مقاله از وبلاگ شرکت دانش هم‌آرا تاریخچه‌ی آرشیو و بایگانی اسناد در ایران را از دیرباز تا امروز بررسی می‌کنیم. دانش هم‌آرا شرکتی دانش‌بنیان است که در زمینه‌ی تولید نرم افزار بایگانی اسناد و سیستم مدیریت اسناد و مدارک فعالیت می‌کند.
محصول اصلی شرکت دانش هم‌آرا نرم‌افزار Keydoc است که در نوع خود بهترین و کاملترین نرم افزار آرشیو اسناد در ایران به شمار می‌رود.
هخامنشیان و اولین نشانه‌ی بایگانی اسناد در ایران
بایگانی اسناد در سرزمین ایران از زمان‌های بسیار دور رواج داشته و قدیمی‌ترین سند در اثبات این ادعا کتاب عِزرا است. یکی از نکته‌‌های مهم که در این کتاب مطرح شده، اشارە‌ی آن به آرشیو و بایگانی اسناد در ایران باستان است.
براساس این متن تقریبا تمام محققان معاصر بر این باورند که از داریوش شاه خواسته شده بود تا دستور دهد برای یافتن فرمان کوروش در آرشیو جستجو شود؛ داریوش نیز به ساتراپ دستور داد تا بایگانی اسناد بابل را به دنبال این فرمان جستجو کنند:
آنگاه داریوش پادشاه، دستور داد تا در خانه‌خزانه‌ها، جایی که بایگانی را در بابل قرار می‌دادند، تحقیقاتی به عمل آورند؛ و در اکباتان، دژی که در ایالات ماد است، طوماری یافتند که بر آن چنین نوشته بود…
همچنین کشف دو بایگانی اسناد اداری و مالی در تخت‌جمشید که بر روی لوح‌های گلی و با خط میخی نگاشته شده‌اند وجود سیستم آرشیو اسناد در زمان هخامنشیان را تایید می‌کند.
بنابراین اولین نشانه‌های استفاده از بایگانی اسناد در ایران به دوران هخامنشیان، در حدود ۲۵۰۰ سال پیش باز می‌گردد.
آرشیو اسناد در دوره ساسانیان
ساسانیان نیز مانند هخامنشیان آرشیو داشتند. آرشیو اسناد سُغدی کوه مغ که شامل نامه‌های سیاسی، گزارش‌ها، اسناد قضایی و… بودند در سُغدیان کشف شد.
پادشاهان ساسانی اتفاق‌های دوران حکومت خود و مسائل مهم کشور را به صورت سال‌نامه آرشیو می‌کردند. آرشیوها در مکان‌هایی به نام «خزانه» نگهداری می‌شدند و سربازانی مسئول محافظت و نگهبانی از خرانه‌‌ها بودند.
مرکز اسناد سیار غزونویان تا مراکز اسناد متعدد ایلخانیان
سلسله غزنویان پایتخت ثابتی نداشت و در برخی منابع با استناد به این موضوع بیان می‌کنند که آن‌ها اسناد و مدارک خود را در سفرها همراه خود می‌برند!
غزنویان اسناد و مدارک مهم خود را در مکان‌هایی به نام «خزانه اسناد» یا «خزانه حجت» نگهداری می‌کردند و به رئیس آن دیوان‌بان می‌گفتند.
ایلخانیان مراکز متعددی برای بایگانی اسناد ایجاد کردند و خلاصه‌ای از هر فرمان را در دفتر مخصوصی می‌نوشتند و در خزانه نگهداری می‌کردند.
در جامع‌التواریخ نقل شده که در زمان غازان‌خان مراکز زیادی برای نگهداری اسناد و مدارک ایجاد شده بود و هر مرکز به سرپرستی یک دفتردار و چند کاتب و منشی اداره می‌شد.
رسم دیوانی در دوران صفویه
صفویان از تمام احکام، نشان‌ها، نامه‌ها و… رونوشت‌هایی تهیه و آن‌ها را در دفاتری به نام «خلود» ثبت می‌کردند.
محل نگهداری این دفاتر را «انبار دفترخانه دیوان اعلی» و متصدی آن را «دفتردار» می‌نامیدند. این محل ظاهرا در عمارت چهل ستون بوده است.
تمام این اسناد برحسب موضوع، زمان و ناحیه، ثبت و نگهداری می‌شدند که فهرست هرکدام در اوراق جداگانه‌ای به نام «سررشته» درج می‌شد.
از سرنوشت آرشیو اسناد مابین سلسله صفویه تا سلسله‌ی قاجار مدارکی در دسترس نیست.
آرشیو اسناد در زمان قاجار
در زمان فتحعلی‌شاه و محمدشاه قاجار آرشیو اسناد جزئی از اداره بیوتات بود و از تمام اسناد، مکاتبات و فرمان‌ها نگهداری می‌شد.
هومر دوهل (Homair de Hell) جهانگرد فرانسوی در سفرنامه خود به ایران اینگونه می‌نویسد:
در زمان قاجاریه از هر فرمان و حکم و نامه، سوادی روی کاغذهایی به قطع کوچک، که به آن فرد می‌گفتند می‌نوشتند و آن‌ها را روی هم می‌گذاشتند و مجموع فرمان‌ها و احکام و نامه‌های یک‌سال را بین دو تخته‌ی چوبی می‌بستند و در گوشه‌ای نگهداری می‌نمودند.
چون رسم دیوانی یا همان بایگانی اسناد در دوره قاجاریه از روش‌های اداری صفویان الگوبرداری شده بود، می‌توان حدس زد احتمالا این روش در زمان صفویان هم رواج داشته است.
در زمان ناصرالدین‌شاه دستگاه‌های اداری کشور توسعه یافت و سفیرانی به کشورهای مختلف فرستاده شدند، بنابراین وظایف و کار وزارت امور خارجه افزایش یافت و به ناچار آرشیو اسناد سیاسی از آرشیو مالی و اداری جدا شد.
آرشیو سیاسی در وزارت امور خارجه و آرشیو مالی در دستگاه مستوفی‌الممالک قرار گرفت؛ اما همچنان این روش برای بایگانی اسناد مناسب نبود.
آغاز تحول در سیستم مدیریت آرشیو ایران
در سال ۱۲۸۷ خورشیدی وزارت امور خارجه با الگوبرداری از بایگانی کشورهای اروپایی آرشیو اسناد خود را سر و سامان داد و مرتب و مدون نمود. اما سفارتخانه‌های ایران هنوز آرشیو مرتبی نداشتند و هرگاه ماموریت سفیری تغییر می‌کرد، تمام اسناد و مدارک دوران فعالیت خود را به محل کار جدید می‌برد؛ سفیر جدید باید کار خود را بدون هیچ سوابقی شروع می‌کرد و هرگاه با مشکلی روبرو می‌شد سوابق آن را از تهران می‌خواست!
پس وظیفه سنگین و مستمر وزارت امور خارجه تهیه رونوشت از اسناد و فرستادن آن برای سفرا بود و این کار مدام تکرار می‌شد.
بعد از روی کار آمدن مشروطه، امور کشور بین چند وزارتخانه تقسیم شد و هر وزارتخانه اسناد و مدارک و مکاتبات خود را نزد خود نگهداری می‌کرد که این روش تا به امروز پابرجاست.
در واقع از زمان مشروطیت بود که فکر ایجاد یک نظام مدیریت آرشیو اسناد کارآمد شکل گرفت.
