• مدیریت دانش

    مدیریت دانش

راه‌حل کاربردی ادوبی برای جایگزینی امضای دستی با امضای الکترونیکی اسناد

راه‌حل کاربردی ادوبی برای جایگزینی امضای دستی با امضای الکترونیکی اسناد
کمپانی Adobe همواره در زمینه ابداع روش‌های امضای الکترونیکی پیشرو بوده و سعی کرده با ترغیب کاربران به استفاده از امضاهای الکترونیکی، امنیت اطلاعاتشان را افزایش دهد. علاوه بر این، دیگر عمر روش‌های قدیمی که در مدرن‌ترین شکل به صورت چاپ سند، امضای دستی و سپس فکس آن بود، به پایان رسیده است و باید به دنبال روشی ساده و سریع بود که به نظر می‌رسد Adobe توانسته روش قابل‌قبول، معتبر و امنی را ارائه نماید. اخیرا کمپانی ادوبی با ارائه نسخه جدید نرم‌افزار Reader برای پلتفرم های مختلف مانند ویندوز، iOS و اندروید، استفاده از تکنولوژی امضای الکترونیکی را بسیار ساده‌تر کرده است.

ببینید آیا روش زیر برایتان آشنا نیست:

شخصی سند، قرارداد یا اطلاعات مورد نظرش را که به امضای شما نیاز دارد را برایتان ایمیل می‌کند. سپس شما آن را پرینت کرده، امضا می‌کنید و در آخر گرد و خاک روی ماشین فکس‌تان را پاک می‌کنید تا دوباره سند امضا شده را برای وی بازفرستید. دقت کنید که چقدر زمان و کاغذ تلف می‌شود. مگر در قرن 21 نیستیم؟ چرا همچنان باید با پرینتر، دستگاه‌های کپی و ماشین‌های فکس قدیمی این کارها را انجام دهیم. ادوبی برای مقابله با این روش قدیمی، مدتی است که تکنولوژی eSignatures یا همان امضای الکترونیکی را به وجود آورده است، اما تا کنون برای استفاده از این تکنولوژی به یک رابط کاربری تحت وب نیاز بود که معمولا محیط کار راحتی را در اختیار کاربر قرار نمی داد. خوشبختانه، نسخه به روز شده Adobe Reader برای PC،‌ اندروید و iOS عرضه شده و به طور کامل از eSignatures پشتیبانی می‌کند، یعنی از این پس می‌توان بسیار ساده تر اسناد PDF را امضا کرده و بفرستید.

برای مثال، نسخه جدید و بهبود یافته Reader این امکان را فراهم می‌کند که سندی را در گوشی هوشمند یا تبلت خود، به وسیله کشیدن انگشتتان امضا کنید. اگر هم به امضای کسی نیاز دارید می‌توانید به Adobe EchoSign متصل شوید و فایل PDF را برای آن شخص بفرستید. به این صورت نه تنها می‌توانید اسنادتان را ردیابی و مدیریت کنید، بلکه می‌توانید آن‌ها را در فضای کلاد آرشیو کرده و از طریق مرورگر وب به آنها دسترسی داشته باشید.

سایر ویژگی‌های جدید اضافه شده به نسخه‌ اندروید و iOS عبارتند از: نشانه گذاری متن مثل highlight کردن، خط زدن متن و خط کشیدن زیر متن؛ پشتیبانی از حاشیه نویسی و پشتیبانی از پر کردن فرم‌ها (که می‌توانند پس از پر شدن ذخیره و ارسال شوند).

اگر تا کنون از eSignatures استفاده نکرده اید، باید بگویم که این تکنولوژی واقعا جالب است. هر دریافت کننده سند PDF می‌تواند آن را بررسی کرده و سپس امضای الکترونیکی‌اش را پای سند بیاندازد.از لحظه فرستادن اطلاعات، فایل PDF مزبور شامل گواهینامه Adobe برای ممانعت از هر گونه تغییرات غیر مجاز در سند می‌گردد. اگر کسی تغییراتی در آن به‌وجود بیاورد، دیگر برچسب این گواهینامه روی سند دیده نخواهد شد.

اگر نگران اعتبار قانونی و میزان قابل اعتماد بودن PDF‌های امضا شده به صورت الکترونیکی هستید، کمپانی ادوبی یک صفحه سوالات متداول مربوط به امنیت EchoSign دارد.

Adobe reader و البته ویژگی eSignatures همچنان رایگان است. اجازه بدهید دو نکته مهم را درباره این تکنولوژی بگویم:

  • اول اینکه: کار با آن به طرز غیر قابل باوری راحت است
  • و دوم اینکه: روشی به شدت سریع‌تر و ساده‌تر از روش قدیمی چاپ-امضا-فکس است.

قرن بیستم به پایان رسیده و دیگر زمان استفاده از تکنولوژی فرا رسیده است. به این دلیل شرکت دانش هم آرا با ابزارها و روشهای نوین فناوری در طراحی نرم افزار Keydoc Pro خود توانسته است از فرآیند امضای الکترونیکی و نیز امضای دیجیتال جهت امنیت بیشتر و طبقه بندی اسناد و مدارک آرشیو شده  استفاده نماید.

مرجع خبر :
تاریخ درج: 29 شهریور 1396