برای مدیریت آرشیو ، ابزارهای متعددی نیاز است و در شرایط کنونی تکنولوژی ، نرم افزار آرشیو مهمترین ابزار برای مدیریت اسناد است .
طبیعی است که پس از ایجاد آرشیو الکترونیک اسناد (اسکن اسناد ) ، ایجاد یک بایگانی دیجیتال به عنوان یک انباره الکترونیکی مورد نظر ما نیست و انتظار داریم اسناد الکترونیک خود را مدیریت کرده و مورد بهره برداری قرار دهیم . از این رو نرم افزارهای مدیریت اسناد یا سیستم های آرشیو اسناد الکترونیکی می توانند کمک شایانی به بهره برداری از اسناد بنمایند ، در یک نگاه ، بهره برداری صحیح ، دقیق و امن از اسناد یک سازمان بدون استفاده از نرم افزار آرشیو ممکن نخواهد بود .
نرم افزار آرشیو Keydoc Pro تحت وب یک ابزار کارآمد و تخصصی در این حوزه است .
قابلیتهای نرم افزار آرشیو Keydoc Pro
ردیف
|
عنوان
|
1
|
قابلیت
ذخیره سازی انواع سند بدون محدودیت در سایز و حجم
|
2
|
عدم
محدودیت در تعداد کاربر
|
3
|
عدم
محدودیت در ایجاد ساختار آرشیوی
|
4
|
OCR انگلیسی و فارسی
|
5
|
طبقه
بندی اسناد در ساختار درختی
|
6
|
برچسب
گذاری و یادداشتگذاری روی سند Tag & Notation
|
7
|
گردش
اسناد و تعریف روالهای کاری WorkFlow
|
8
|
امکان
کلاسه بندی اسناد بصورت عمومی و شخصی
|
9
|
تعریف
سطح دسترسی بر اساس کاربران، گروه ها و نقش ها و بر اساس ساختار درختی طبقه بندی
اسناد
|
10
|
ثبت
فعالیتهای کاربران بر روی اسناد و امکان گزارشگیری های متنوع
|
11
|
امکان
تهیه نسخه پشتیبان از بانکهای اطلاعاتی و پیکربندی سیستم
|
12
|
امکان
تعریف زمان بندی برای انجام امور مختلف در سیستم.
|
13
|
امكان
ارتباط با ساير نرم افزارها با استفاده از Web Service
|
14
|
نگهداری
نسخه های یک سند و کنترل ورژن
|
15
|
امکان
بازگرداندن ( Rollback) نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه
|
16
|
امكان
Check In/Out روي اسناد
|
17
|
آرشیو
فایلها بطور مستقیم از نرم افزارهاي MS
Office
|
18
|
مشاهده
انواع اسناد و فرمتهای چند رسانه ای صوتی و تصویری
|
19
|
مشاهده
فرمتهای DWG و AutoCAD
|
20
|
امکان
جستجوی اسناد بر اساس محتوا و ویژگیهای اسناد و ...
|
21
|
امکان
Index اطلاعات و جستجوی Full-Text بر روی تمامی فیلد ها
و متن فایل های اسناد
|
22
|
ورود به سیستم با اعمال نام کاربری و رمز عبور مشترک به سیستم متمرکز(SSO)
|
23
|
امکان تعریف روابط بین اسناد(Relation)
|
24
|
و بسیاری
از ویژگی های دیگر ...
|